«Мероприятие, к которому готовились, испортить сложно»: чек-лист идеального ивента

Любой план хорош до начала битвы. И спланировать мероприятие не всегда бывает легко. Существует много разных нюансов, о которых можно забыть и испортить — себе и остальным — предстоящий праздник. Для того, чтобы этого не случилось, управляющий партнер ивент-агентства [email protected] Алексей Куликов рассказывает о своем опыте организации ивентов. 

управляющий партнер ивент-агентства Ant@Hill Алексей Куликов

Вы захотели провести мероприятие. О чем нужно помнить в самом начале?

Чтобы мероприятие не погибло в зародыше, нужно понимать, какие функции у ивента вообще есть. Если нет хотя бы одной составляющей, организация просто не имеет смысла, потому что: 

  1. ивент создает эмоцию;
  2. ивент рассказывает историю;
  3. ивент предоставляет новый опыт.

После возникновения идеи организации события нужно подумать о его концепции. Концепция — это возможность увидеть событие с высоты. Концепция отвечает на вопросы: что мы рассказываем, с какой эмоцией и какой опыт мы предоставляем гостям. Концепция должна быть понятна посетителям, а история с точки зрения основного сообщения мероприятия — читаема. Подумайте, соответствует ли всему этому ваша концепция.

Да, накидать примерный бюджет и дедлайны лучше заранее. Безусловно, в процессе подготовки многое будет меняться, но у вас уже будет точка, с которой вы сможете сравнивать свои изменения.

Вы решили, что будет мероприятие, и уже примерно знаете, какое. Какие задачи стоят перед ивентором?

С момента согласования концепции события у ивентора формируются задачи двух типов: организационные и творческие.

Организационные задачи нацелены на своевременное (согласно тайм-плану), эффективное (согласно бюджету) и качественное (согласно стандартам) осуществление концептуальной задумки в 12-ти пунктах-составляющих мероприятия, о которых речь пойдет далее. 

Каждая деталь должна быть выполнена в срок за адекватную стоимость и принести заказчику удовлетворение, не нарушая стандарты.

Творческие задачи нацелены на донесение смысловых составляющих мероприятия, его темпоритма и вовлечения гостей. Часто выполнение этих задач происходит параллельно, и есть точки, в которых они требуют пересмотра.

К примеру, мероприятие в концепции «футуризм» призвано донести гостям современность компании заказчика, а у подрядчиков в наличии стулья только в классической стилистике. И в это время принимается решение, в каком ключе действовать: либо продолжать искать футуристические стулья (организационная задача), либо попробовать задекорировать имеющиеся (творческая задача).

«Мероприятие, к которому готовились, испортить сложно»: чек-лист идеального ивента

Основные составляющие мероприятия

Мероприятие состоит из 12-ти блоков, которые можно избирательно использовать, в зависимости от ситуации и вида ивента;

  1. концепция;
  2. локация;
  3. логистика;
  4. техническое обеспечение;
  5. кейтеринг/питание;
  6. персонал;
  7. шоу-программа;
  8. WOW-элементы, активности и развлечения;
  9. брендинг;
  10. декорирование;
  11. продакшн/сувенирная продукция;
  12. фото-, видеообеспечение.

Локация должна быть удобной для работы, а ее стоимость — устраивающей всех участников создания ивента.

Декор формирует атмосферу: фотозона, элементы на столы, сценические декорации, костюмы. Брендинг же создает коммуникацию: пригласительный, навигация, брендволл, экран сцены. Подумайте о том, что нужно именно вам для максимального эффекта. 

Кстати, о WOW-эффекте: это то, из-за чего ваше мероприятие будут помнить еще долго. Его можно добавить в intro, outro или же кульминацию. Будьте с ним аккуратны!

Этапы подготовки к ивенту

После согласования концепции начинается процесс реализации ивента: он необязательно должен состоять из всех вышеперечисленных пунктов. Формально ивент можно построить из следующих этапов:

1. Разбиваем проект на задачи.

2. Назначаем ответственных. 

3. Ограничиваем рамки ответственности временем и ресурсами.

4. Мониторим промежуточный результат.

5. Проводим back-up-собрание (определение тех областей, в которых идея или план особенно уязвимы).

6. Реализовываем событие.

7. Отрабатываем ошибки.

Крупный хороший ивент без команды не сделаешь. Кто в ней должен быть? 

Базовая команда управления проектом формируется из проектного менеджера и менеджера реализации. В разные этапы проекта к ним добавляются необходимые структурные организаторы: креативный директор, арт-директор, технический директор, продакшен-директор, режиссер, сценарист, а также узкие специалисты или подрядчики.

Действия накануне мероприятия

В нашем агентстве существует практика проведения бэк-ап-митингов, где мы прорабатываем возможные риски мероприятия и решаем, как их избежать. Дополнительно на монтажно-репетиционный период у нас разработан чек-лист, состоящий из громаднейшего количества пунктов, которые необходимо проверить. 

Если говорить кратко: накануне мероприятия нужно просмотреть возможные риски и сценария, как их избежать, а также перепроверить важные составляющие организации. Сделать одному это не в силах: дайте каждому из членов команды задачу проверить свою зону ответственности.

Мероприятие, к которому готовились, испортить сложно. В любом случае ошибки будут: не бойтесь на них учиться!

чек-лист идеального ивента

Чек-лист идеального мероприятия

Здесь довольно детально прописаны все моменты, поэтому советую скачать на будущее.

Фото в тексте: Emma Matthews Digital Content Production / Unsplash, скрин с чек-листа [email protected]


Виктория Дидух, руководитель ивент-команды ЕРАМ, рассказала, которые ивенты можно и нужно проводить внутри компаний, с какими вызовами столкнулась команда ЕРАМ и каких результатов достигла.

Теги:

ТОБІ СПОДОБАЄТЬСЯ

Стартує нова комунікаційна кампанія Borjomi, присвячена 130-річчю бренду

Borjomi святкує 130-річчя з моменту, коли у Парку мінеральних вод, сучасний Боржомі-Хараґаулі, розпочав свою роботу перший розливний завод. Сьогодні бренд ...

Бренд-агенція UAGENCY зняла ролик про новий етап розвитку інноваційного парку UNIT.City

Команда бренд-агенції UAGENCY створила відеокомунікацію, в основу якої ліг інсайт: сьогодні UNIT.City об’єднує безліч талановитих і працьовитих людей, сприяючи підвищенню ...

Карантин: туда и обратно. Опыт креативного продакшн-агентства Looma

Основатель и креативный директор продакшн-агентства Looma Сергей Прокопчук рассказал, как команда приняла и пережила карантин, какие проекты успела реализовать, а ...

Онлайн-конференція CASES: Marketing, Strategy & PR оголосила програму

11 липня онлайн-конференція CASES: Marketing, Strategy & PR збере представників бізнесів, креативних організацій та державних інститутів, щоб поділитись досвідом кризового ...

Усі медичні послуги в смартфоні: Fedoriv Agency презентували оновлений сервіс Doc.ua

Медичний онлайн-хаб Doc.ua презентував нове позиціювання та мобільний застосунок, у якому зібрано 1500 закладів охорони здоров’я, 11400 лікарів і понад ...

Твій екопростір: vandog agency здійснила ребрендинг ботсаду ім. Гришка

Твій екопростір: vandog agency здійснила ребрендинг ботсаду ім. Гришка

Креативна агенція vandog agency здійснила ребрендинг Національного ботанічного саду імені Миколи Гришка (тепер вже ботсаду ім. Гришка). В основу нової ...