«Мероприятие, к которому готовились, испортить сложно»: чек-лист идеального ивента

Любой план хорош до начала битвы. И спланировать мероприятие не всегда бывает легко. Существует много разных нюансов, о которых можно забыть и испортить — себе и остальным — предстоящий праздник. Для того, чтобы этого не случилось, управляющий партнер ивент-агентства [email protected] Алексей Куликов рассказывает о своем опыте организации ивентов. 

управляющий партнер ивент-агентства Ant@Hill Алексей Куликов

Вы захотели провести мероприятие. О чем нужно помнить в самом начале?

Чтобы мероприятие не погибло в зародыше, нужно понимать, какие функции у ивента вообще есть. Если нет хотя бы одной составляющей, организация просто не имеет смысла, потому что: 

  1. ивент создает эмоцию;
  2. ивент рассказывает историю;
  3. ивент предоставляет новый опыт.

После возникновения идеи организации события нужно подумать о его концепции. Концепция — это возможность увидеть событие с высоты. Концепция отвечает на вопросы: что мы рассказываем, с какой эмоцией и какой опыт мы предоставляем гостям. Концепция должна быть понятна посетителям, а история с точки зрения основного сообщения мероприятия — читаема. Подумайте, соответствует ли всему этому ваша концепция.

Да, накидать примерный бюджет и дедлайны лучше заранее. Безусловно, в процессе подготовки многое будет меняться, но у вас уже будет точка, с которой вы сможете сравнивать свои изменения.

Вы решили, что будет мероприятие, и уже примерно знаете, какое. Какие задачи стоят перед ивентором?

С момента согласования концепции события у ивентора формируются задачи двух типов: организационные и творческие.

Организационные задачи нацелены на своевременное (согласно тайм-плану), эффективное (согласно бюджету) и качественное (согласно стандартам) осуществление концептуальной задумки в 12-ти пунктах-составляющих мероприятия, о которых речь пойдет далее. 

Каждая деталь должна быть выполнена в срок за адекватную стоимость и принести заказчику удовлетворение, не нарушая стандарты.

Творческие задачи нацелены на донесение смысловых составляющих мероприятия, его темпоритма и вовлечения гостей. Часто выполнение этих задач происходит параллельно, и есть точки, в которых они требуют пересмотра.

К примеру, мероприятие в концепции «футуризм» призвано донести гостям современность компании заказчика, а у подрядчиков в наличии стулья только в классической стилистике. И в это время принимается решение, в каком ключе действовать: либо продолжать искать футуристические стулья (организационная задача), либо попробовать задекорировать имеющиеся (творческая задача).

«Мероприятие, к которому готовились, испортить сложно»: чек-лист идеального ивента

Основные составляющие мероприятия

Мероприятие состоит из 12-ти блоков, которые можно избирательно использовать, в зависимости от ситуации и вида ивента;

  1. концепция;
  2. локация;
  3. логистика;
  4. техническое обеспечение;
  5. кейтеринг/питание;
  6. персонал;
  7. шоу-программа;
  8. WOW-элементы, активности и развлечения;
  9. брендинг;
  10. декорирование;
  11. продакшн/сувенирная продукция;
  12. фото-, видеообеспечение.

Локация должна быть удобной для работы, а ее стоимость — устраивающей всех участников создания ивента.

Декор формирует атмосферу: фотозона, элементы на столы, сценические декорации, костюмы. Брендинг же создает коммуникацию: пригласительный, навигация, брендволл, экран сцены. Подумайте о том, что нужно именно вам для максимального эффекта. 

Кстати, о WOW-эффекте: это то, из-за чего ваше мероприятие будут помнить еще долго. Его можно добавить в intro, outro или же кульминацию. Будьте с ним аккуратны!

Этапы подготовки к ивенту

После согласования концепции начинается процесс реализации ивента: он необязательно должен состоять из всех вышеперечисленных пунктов. Формально ивент можно построить из следующих этапов:

1. Разбиваем проект на задачи.

2. Назначаем ответственных. 

3. Ограничиваем рамки ответственности временем и ресурсами.

4. Мониторим промежуточный результат.

5. Проводим back-up-собрание (определение тех областей, в которых идея или план особенно уязвимы).

6. Реализовываем событие.

7. Отрабатываем ошибки.

Крупный хороший ивент без команды не сделаешь. Кто в ней должен быть? 

Базовая команда управления проектом формируется из проектного менеджера и менеджера реализации. В разные этапы проекта к ним добавляются необходимые структурные организаторы: креативный директор, арт-директор, технический директор, продакшен-директор, режиссер, сценарист, а также узкие специалисты или подрядчики.

Действия накануне мероприятия

В нашем агентстве существует практика проведения бэк-ап-митингов, где мы прорабатываем возможные риски мероприятия и решаем, как их избежать. Дополнительно на монтажно-репетиционный период у нас разработан чек-лист, состоящий из громаднейшего количества пунктов, которые необходимо проверить. 

Если говорить кратко: накануне мероприятия нужно просмотреть возможные риски и сценария, как их избежать, а также перепроверить важные составляющие организации. Сделать одному это не в силах: дайте каждому из членов команды задачу проверить свою зону ответственности.

Мероприятие, к которому готовились, испортить сложно. В любом случае ошибки будут: не бойтесь на них учиться!

чек-лист идеального ивента

Чек-лист идеального мероприятия

Здесь довольно детально прописаны все моменты, поэтому советую скачать на будущее.

Фото в тексте: Emma Matthews Digital Content Production / Unsplash, скрин с чек-листа [email protected]


Виктория Дидух, руководитель ивент-команды ЕРАМ, рассказала, которые ивенты можно и нужно проводить внутри компаний, с какими вызовами столкнулась команда ЕРАМ и каких результатов достигла.

Теги:

ТОБІ СПОДОБАЄТЬСЯ

Lions Live: речниця Bacardi радить шукати суперфанатів і деконструює фокус-групи

Компанія Bacardi останнім часом почала орієнтуватися на ті 10% аудиторії, які є її суперфанатами, а не на 90% людей, які становлять основну масу покупців.

Олесь Манюк та Дем’ян Ом про філософію бізнесу та культуру

Існує таке поняття, як світ VUCA. Ця абревіатура англійською розшифровується як: «volatility», «uncertainty», «complexity» та «ambiguity», а перекладається, як «мінливість», ...

TWIGA Ukraine поєднала Pepsi та Львів у новому лімітованому дизайні

TWIGA Ukraine поєднала Pepsi та Львів у новому лімітованому дизайні

Бренд Pepsi випустив нову лімітовану банку, присвячену одному з найгарніших міст України — Львову. Колекція була створена ексклюзивно для цього ...

2Crack від Roshen

Saatchi & Saatchi Ukraine перекусила «запару» у новому ролику

На перший погляд, це історія про новий ролик Saatchi & Saatchi Ukraine (входить до складу Publicis Groupe Ukraine) для бренду ...

Регіональна кампанія Uklon від IAMIDEA

Дозвіл на хуліганство. Регіональна кампанія Uklon від IAMIDEA

Нещодавно Uklon та IAMIDEA розказали всім про нову стратегію і ключове повідомлення: «Твій рух — твої правила». За результатами першої ...

Підсумки першого дня Lions Live від Ани Анджелік, однієї з найвпливовіших CMO світу

Підсумки першого дня Lions Live було підведено Аною Анджелік, яка назвала п’ять ключових інсайтів, які варто винести для себе з понеділкових сесій Lions Live.