Цифрова трансформація корпоративних подій. Досвід EPAM

Вікторія Дідух, керівниця event-команди ЕРАМ, ділиться напрацюваннями, які івенти можна і треба проводити всередині компаній, з якими викликами зіштовхнулася команда ЕРАМ і яких результатів досягла.

Вікторія Дідух

Отримавши в середині березня лист про те, що відтепер увесь український офіс ЕРАМ переходить на формат роботи з дому, я подумала: «Ну ок, займемося операційною роботою, піднягнемо «хвости»». Але вже за день усе змінилося. Ми з event-командою зрозуміли, що до хвостів якось доберемося, а зараз потрібно повністю змінювати підхід. Дякуючи різноманітним талантам, адаптивності та технічним ресурсам компанії, нашій dream-team вдалося швидко згрупуватися і практично повністю переписати календар заходів на 2020 рік. Мабуть, від адреналіну ми креативили швидше, ніж встигали реалізовувати 🙂

Готова ділитися напрацюваннями, які івенти можна і треба проводити всередині компаній, з якими викликами ми зіштовхнулися і, зрештою, яких результатів ми досягли. Спойлер — все ще триває, настрій — вогонь. 

Виклики тривалого карантину

Думаю, з цим пунктом усе дуже очевидно. Спеціалісти нашої компанії, як і будь-якої іншої, потерпають однаково: фізичних навантажень стало менше, а стресу, емоційних навантажень — більше. Додайте роботу в новому віддаленому режимі. З дітьми. Інколи з шістьма дітьми, які воліють приєднатися до робочої онлайн-зустрічі батьків, а не вчити уроки в Zoom.

Перед нами постало відразу кілька завдань

Ми мали не просто перейти в онлайн, але й, у першу чергу, об’єднати п’ять українських локацій ЕРАМ в різних містах на одній платформі. Нам треба було продумати активності, формати, які в сучасних умовах підійдуть усім. І ми почали: 

Першою ластівкою стало ЕРАМ-радіо. Щодня маємо ефіри з 9 до 11 на всю Україну. І це не тільки про музичне наповнення і передачу привітань. Радіо має запрошених гостей, які діляться своєю експертизою. Ними стали як наші спеціалісти, так і люди поза компанією, друзі друзів. Серед тем — підтримка ментального здоров’я, здорове харчування, робота зі стресом, як організувати віддалену роботу з дітьми тощо. Також мали радіозустрічі з психологами і навіть агрономом. Пізніше з’явився формат подкастів. Якщо є трошки вільного часу, можна послухати різноманітні цікавинки. Можливо, у нас немає великих медійних зірок, проте ми ділимося позитивом, корисною інформацією, підтримуємо та згуртовуємо.

Цифрова трансформація корпоративних подій. Досвід ЕРАМ

Нестачу фізичних навантажень ми вирішили компенсувати онлайн-тренуваннями, спортивними викликами та подіями. Зробили внутрішній аудит наявних ресурсів і домовилися про заняття йогою, заняття з бодіарту, провели шаховий турнір онлайн на п’ять міст, додали заняття з японських шахів сьогі, організували планка-челендж. 

Далі з’явилася ідея розробити активності для дітей, які стали заручниками карантину. Звісно, у школярів є онлайн-навчання, але комусь з них бракує фану, комусь спілкування з ровесниками, комусь цікаво навчитися чогось нового. Так народилася ідея Social Mentoring For Kids. Велика компанія дає великі переваги. Ми кинули клич на усі 8 тис. спеціалістів ЕРАМ і швидко знайшли талановитих людей, які готові викладати безкоштовно або за символічну плату. Так ми змогли запропонувати батькам близько 25-ти напрямків для навчання та дозвілля дітей різного віку — від дошкільнят до підлітків. Без перебільшень у нас є практично все — від валяння вовни до вивчення корейської мови, від сучасних танців до Minecraft-садочку для найменших. Все це в онлайн-форматі.

Попрацювали з темою ментального здоров’я — створили спеціальну сторінку, де можна отримати поради психологів, як справлятися зі стресом, як організовувати віддалену роботу і як турбуватися про себе.  

Провели інтелектуальні ігри «Що? Де? Коли?» та запустили роботу тематичної спільноти з подорожей. Так, ми не можемо подорожувати зараз, та хто зупинить нас від обміну враженнями? Трошки забіжу вперед і розкажу про плани. Ми хочемо розвиватися і ділитися досвідом з представництвами ЕРАМ в інших країнах. Вже плануємо спільний проєкт Beyond Borders, розрахований спочатку на Україну, Іспанію, Азію. Але є ідея масштабування на всі офіси компанії в 25-ти країнах світу. І це вже івенти іншого рівня і формату!

Внутрішні інженерні спільноти ЕРАМ не стали на паузу. Вони «переформатувалися» в онлайн-режим буквально за один день. Для лідерів спільнот та ключових спікерів організували спеціальний тренінг, як працювати онлайн. В результаті — зустрічі стали частішими, та й кількість спільнот збільшилася. 

Про виклики

Насправді, перехід в онлайн для мене не став головною складністю. Раніше частина подій в ЕРАМ відбувалася онлайн. Але випробувань вистачало. 

Одне з них — не всі сервіси були доступні на початку. Не могли контактувати з підрядниками, партнерами, бо не всі перейшли на віддалену роботу. Дехто з них банально не вмів користуватися Zoom чи Microsoft Teams. Нам довелося швидко перекваліфікуватися, опановувати нові інструменти для стрімінгів на великі аудиторії. Буквально в перші ж дні початку карантину разом із комунікаційною командою ми провели таунхол з менеджментом компанії, розрахований на 8 тис. підключень! І тепер ми можемо проконсультувати будь-кого з цього питання. 

Але дистанціювання від команди — от що стало надзвичайним викликом, до якого треба було звикнути. Зрештою, виклики дали нам можливість усвідомити: хочемо ми чи ні, а мусимо адаптуватися до змін, підтримувати один одного та багато навчатися. В якийсь момент дизайнер став розробником мікросайтів, івент-спеціалісти стали викладати йогу та організовувати радіоефіри. 

Цифрова трансформація корпоративних подій. Досвід ЕРАМ

Далі очікуємо спад зацікавлення у людей, зменшення активності, але ми будемо пропонувати нове. Можливо, нам треба буде повернутися назад, переосмислити проблематику, інструменти і вийти з новими силами та ідеями. І це буде наступний виклик і ми його приймемо. Нам треба балансувати, щоб активності були цікавими, і водночас не тиснути на людей, адже ми розуміємо, з якими навантаженнями зіштовхуються зараз люди. Наша безпосередня місія — залучати, гуртувати, навчати, не відволікаючи від роботи. 

Що нам допомагало? 

  • Так, ми об’єднувалися з іншими відділами, активно співпрацювали з HR-командою, комунікаціями, дизайнерами. Обмінювалися ідеями між містами, країнами. Ви не уявляєте, як багато цікавих ідей у нас з’явилося, і наскільки різноманітнішими стали наші підходи.
  • Дивно, але великий вкид інформації, стрес і в якийсь момент навіть паніка дали стільки адреналіну, що ми загорілися. Але звісно, якщо постійно жити в такому інтенсивному режимі, вигоряння не оминути. 
  • Опитування людей. На початку ми провели невелике дослідження в компанії, щоб дізнатися настрої спеціалістів. Але і без нього було досить спостережень за тим, що відбувалося в Китаї, в Азії, і очікування, що така ж ситуація з ізолюванням скоро буде в нас. 

Зрештою, мені б хотілося дати якийсь універсальний рецепт «що робити, щоб все було добре». Проте зараз складно давати поради. В будь-яку кризу сфера послуг страждає першою. І все ж таки зверну вашу увагу на кілька речей:

  1. Озирніться — кордони стерті. Ви можете постукатися практично до будь-кого, просити про підтримку вашої ідеї.
  2. Вивчайте свою команду та довіряйте. Залучаючи таланти вашої компанії, ви зможете реалізувати майже будь-який проєкт. Ваші колеги можуть стати менторами, експертами, тренерами, радіоведучими тощо.
  3. Експериментуйте та змінюйтесь. Без можливості якийсь час організовувати події, деякі івент-агенції переорієнтувалися і стали навчати майбутніх івенторів, створювати навчальні програми, проводити онлайн-заходи. 
  4. Тримайте руку на пульсі змін. Слідкуйте за ситуацією не тільки на професійному полі, але і в цілому. Відслідковуйте поведінкові зміни, технологічні відкриття — появу нових інструментів, які можна використовувати у вашій роботі пізніше. 
  5. Навчайтеся. Особисто я звернула увагу на використання нейромаркетингу, який аналізує і підсилює емоції за рахунок рецепторів — слух, зір, запах, дотик, смак. Зараз в онлайні не можна передати все це. Проте можна більше зосередитися на візуальних та аудіальних складових, які відсилають до потрібної асоціації.

Пам’ятаємо, що все проходить і плануймо життя далі. Я змирилася з довгим карантином, усвідомила свої справжні бажання і потреби: хочу на море — Київське чи Середземне — не важливо. Бо у важкі часи треба йти до моря, щоб нагадувати собі, що все решта суєта.

Фото на головній: visuals / Unsplash

Фото в тексті: United Nations, Everyday basics / Unsplash


Робота 3.0: як завдяки кризі ми стаємо свідками народження нової робочої моделі.

Теги:

ТОБІ СПОДОБАЄТЬСЯ

Цукерковий робот Reese’s: в 2020 році двері самі відвідують людей на Хелловін

Цукерковий робот Reese’s управляється дистанційно. У ніч Хелловіну він завітає до тих, хто переконає бренд, що вони є справжніми фанатами цього свята.

Тіні та дзеркала: Burger King викликає привид Рональда МакДональда

Відвідувачам повідомили, що ті можуть викликати привид Рональда МакДональда, якщо перед дзеркалом тричі скажуть вголос фразу «canceled clown».

Ретро-ігри та бойові банщиці: кампанії, що стали доказом ефективності лоу-фай контенту

Існує кілька дієвих стратегій, які сприяють ефективності лоу-фай контенту. Стиль ретро та навмисно недоладно зроблена реклама входять до їх числа.

LIONS Live: McCann Tel Aviv та IKEA розповідають про проєкт ThisAbles

Агенція McCann Tel Aviv запустила проєкт ThisAbles, створивши серію аксесуарів, які роблять меблі дружніми до людей з інвалідністю.

Підсумки 5-го дня LIONS Live від Рорі ДюБофф, директорки зі стратегічного планування Accenture Interactive

Рорі ДюБофф, яка понад 20 років працює в сфері діджитал-маркетингу, інтегрованих медіа та новітніх технологій, підбиває підсумки п’ятого дня LIONS Live.

Під час пандемії 71% організацій в Україні запустили новий продукт або послугу

20 жовтня група компаній One Philosophy презентувала перше в Україні дослідження життєстійкості організацій під час Covid-19. Згідно з результатами дослідження, ...