Правила хорошего тона в тендере

Но взаимные упреки ничего не меняют, а только накаляют ситуацию из-за отсутствия конструктива по сути. 

 

Чтобы найти решение, я хочу призвать всех участников к открытому диалогу и предложить выработать единый, понятный для всех стандарт проведения тендера и условий участия в нем.

 

Не секрет, что компании сегодня хотят получить много и как можно дешевле, а агентства — сделать меньше, но дороже. Баланс можно найти в подходе к процессу проведения тендера. Ниже привожу критерии, которым, на мой взгляд, должен соответствовать каждый тендер.

 

Критерий №1: Честность

Если критерий отбора только цена — будет лучше сразу это четко обозначить и не просить участников тендера придумывать кучу идей, которые вам все равно не нужны. 

 

Тут стоит особо упомянуть прокьюрментов, задача которых “отжать любой ценой”. К сожалению, в таких условиях пиарщику внутри компании приходится туго и руки у него связаны, так как он практически не может повлиять на процесс выбора, хотя номинально и участвует в нем.

 

Критерий 2: Уважение

Не “пылесосьте” идеи от десятка агентств. Определите для себя список из максимум пяти, а лучше трех агентств, кому вы отправите тендерное задание. Агентства отнесутся более серьезно к вашему тендеру и предоставят более проработанные предложения. Если вы все-таки решили привлечь “сразу всех” в ваш тендер, то хотя бы не забывайте, кому вы отправили задание.

 

Критерий 3: Порядочность

Будьте последовательны и сдерживайте данные вами обещания. Обещали выслать дополнительную информацию — вышлите. Получили предложение — найдите время и изучите его от начала и до конца, причем желательно ДО того, как звонить агентству с вопросами. Обещали рассмотреть предложение в семидневный срок — рассмотрите или напишите участникам, что срок продлевается по таким-то причинам.

 

Критерий 4: Прозрачность

Хорошо детализированный бриф — залог того, что вы получите те предложения, которые вам нужны, и выберете действительно оптимальный для вас вариант. Перечислите участников тендера — для агентств это тоже дополнительный стимул в работе. Вышлите на всех участников ответы на вопросы, которые были заданы от разных агентств.

 

Критерий 5: Пунктуальность

Если вы затеяли тендер, конечно хорошо бы соблюдать дедлайны его проведения и не откладывать выбор агентства на длительный срок. Это, в первую очередь, хорошо для компании, так как вы сможете действительно рассчитывать на представленную команду специалистов, которая и будет с вами работать. Не проводите “тендер на тендер”, который вы запускали пару месяцев назад — это несерьезно.

Конечно, во многом тендерный процесс зависит и от агентств: с нами ведут себя так, как мы позволяем. Но иногда создается впечатление, будто инициаторы тендера считают, что люди в агентствах питаются воздухом, поэтому могут подождать и полгода, пока им оплатят уже предоставленные услуги. 

 

Все мы живем в одной стране и умеем трезво оценивать экономические риски.

Участвуя в тендере и формируя ценообразование, каждое агентство рассчитывает свои силы, ресурсы и возможности для дальнейшей работы c клиентом. Поэтому хочется призвать компании пойти агентствам навстречу и сократить сроки оплаты PR-услуг.

 

Агентствам хочется пожелать не демпинговать, потому что это навредит вашей репутации, а дополнительные сметы в итоге повлекут за собой потерю клиента.