Но взаимные упреки ничего не меняют, а только накаляют ситуацию из-за отсутствия конструктива по сути.
Чтобы найти решение, я хочу призвать всех участников к открытому диалогу и предложить выработать единый, понятный для всех стандарт проведения тендера и условий участия в нем.
Не секрет, что компании сегодня хотят получить много и как можно дешевле, а агентства — сделать меньше, но дороже. Баланс можно найти в подходе к процессу проведения тендера. Ниже привожу критерии, которым, на мой взгляд, должен соответствовать каждый тендер.
Критерий №1: Честность
Если критерий отбора только цена — будет лучше сразу это четко обозначить и не просить участников тендера придумывать кучу идей, которые вам все равно не нужны.
Тут стоит особо упомянуть прокьюрментов, задача которых “отжать любой ценой”. К сожалению, в таких условиях пиарщику внутри компании приходится туго и руки у него связаны, так как он практически не может повлиять на процесс выбора, хотя номинально и участвует в нем.
Критерий 2: Уважение
Не “пылесосьте” идеи от десятка агентств. Определите для себя список из максимум пяти, а лучше трех агентств, кому вы отправите тендерное задание. Агентства отнесутся более серьезно к вашему тендеру и предоставят более проработанные предложения. Если вы все-таки решили привлечь “сразу всех” в ваш тендер, то хотя бы не забывайте, кому вы отправили задание.
Критерий 3: Порядочность
Будьте последовательны и сдерживайте данные вами обещания. Обещали выслать дополнительную информацию — вышлите. Получили предложение — найдите время и изучите его от начала и до конца, причем желательно ДО того, как звонить агентству с вопросами. Обещали рассмотреть предложение в семидневный срок — рассмотрите или напишите участникам, что срок продлевается по таким-то причинам.
Критерий 4: Прозрачность
Хорошо детализированный бриф — залог того, что вы получите те предложения, которые вам нужны, и выберете действительно оптимальный для вас вариант. Перечислите участников тендера — для агентств это тоже дополнительный стимул в работе. Вышлите на всех участников ответы на вопросы, которые были заданы от разных агентств.
Критерий 5: Пунктуальность
Если вы затеяли тендер, конечно хорошо бы соблюдать дедлайны его проведения и не откладывать выбор агентства на длительный срок. Это, в первую очередь, хорошо для компании, так как вы сможете действительно рассчитывать на представленную команду специалистов, которая и будет с вами работать. Не проводите “тендер на тендер”, который вы запускали пару месяцев назад — это несерьезно.
Критерий 6: Условия оплаты
Вопрос условий и сроков оплаты PR-услуг — это индивидуальное решение каждого агентства. Но позвольте заметить, что телеканалы, например, не берут рекламу без предоплаты, мобильные операторы не предоставляют нам кредиты на 90 дней на мобильную связь, а врачи не ждут оплату 3 месяца за оказанные услуги.
Конечно, во многом тендерный процесс зависит и от агентств: с нами ведут себя так, как мы позволяем. Но иногда создается впечатление, будто инициаторы тендера считают, что люди в агентствах питаются воздухом, поэтому могут подождать и полгода, пока им оплатят уже предоставленные услуги.
Все мы живем в одной стране и умеем трезво оценивать экономические риски.
Участвуя в тендере и формируя ценообразование, каждое агентство рассчитывает свои силы, ресурсы и возможности для дальнейшей работы c клиентом. Поэтому хочется призвать компании пойти агентствам навстречу и сократить сроки оплаты PR-услуг.
Агентствам хочется пожелать не демпинговать, потому что это навредит вашей репутации, а дополнительные сметы в итоге повлекут за собой потерю клиента.
Автор: Светлана Сверчкова, управляющий директор Mainstream Communication & Consulting
