Любой план хорош до начала битвы. И спланировать мероприятие не всегда бывает легко. Существует много разных нюансов, о которых можно забыть и испортить — себе и остальным — предстоящий праздник. Для того, чтобы этого не случилось, управляющий партнер ивент-агентства Ant@Hill Алексей Куликов рассказывает о своем опыте организации ивентов.
Вы захотели провести мероприятие. О чем нужно помнить в самом начале?
Чтобы мероприятие не погибло в зародыше, нужно понимать, какие функции у ивента вообще есть. Если нет хотя бы одной составляющей, организация просто не имеет смысла, потому что:
- ивент создает эмоцию;
- ивент рассказывает историю;
- ивент предоставляет новый опыт.
После возникновения идеи организации события нужно подумать о его концепции. Концепция — это возможность увидеть событие с высоты. Концепция отвечает на вопросы: что мы рассказываем, с какой эмоцией и какой опыт мы предоставляем гостям. Концепция должна быть понятна посетителям, а история с точки зрения основного сообщения мероприятия — читаема. Подумайте, соответствует ли всему этому ваша концепция.
Да, накидать примерный бюджет и дедлайны лучше заранее. Безусловно, в процессе подготовки многое будет меняться, но у вас уже будет точка, с которой вы сможете сравнивать свои изменения.
Вы решили, что будет мероприятие, и уже примерно знаете, какое. Какие задачи стоят перед ивентором?
С момента согласования концепции события у ивентора формируются задачи двух типов: организационные и творческие.
Организационные задачи нацелены на своевременное (согласно тайм-плану), эффективное (согласно бюджету) и качественное (согласно стандартам) осуществление концептуальной задумки в 12-ти пунктах-составляющих мероприятия, о которых речь пойдет далее.
Каждая деталь должна быть выполнена в срок за адекватную стоимость и принести заказчику удовлетворение, не нарушая стандарты.
Творческие задачи нацелены на донесение смысловых составляющих мероприятия, его темпоритма и вовлечения гостей. Часто выполнение этих задач происходит параллельно, и есть точки, в которых они требуют пересмотра.
К примеру, мероприятие в концепции «футуризм» призвано донести гостям современность компании заказчика, а у подрядчиков в наличии стулья только в классической стилистике. И в это время принимается решение, в каком ключе действовать: либо продолжать искать футуристические стулья (организационная задача), либо попробовать задекорировать имеющиеся (творческая задача).
Основные составляющие мероприятия
Мероприятие состоит из 12-ти блоков, которые можно избирательно использовать, в зависимости от ситуации и вида ивента;
- концепция;
- локация;
- логистика;
- техническое обеспечение;
- кейтеринг/питание;
- персонал;
- шоу-программа;
- WOW-элементы, активности и развлечения;
- брендинг;
- декорирование;
- продакшн/сувенирная продукция;
- фото-, видеообеспечение.
Локация должна быть удобной для работы, а ее стоимость — устраивающей всех участников создания ивента.
Декор формирует атмосферу: фотозона, элементы на столы, сценические декорации, костюмы. Брендинг же создает коммуникацию: пригласительный, навигация, брендволл, экран сцены. Подумайте о том, что нужно именно вам для максимального эффекта.
Кстати, о WOW-эффекте: это то, из-за чего ваше мероприятие будут помнить еще долго. Его можно добавить в intro, outro или же кульминацию. Будьте с ним аккуратны!
Этапы подготовки к ивенту
После согласования концепции начинается процесс реализации ивента: он необязательно должен состоять из всех вышеперечисленных пунктов. Формально ивент можно построить из следующих этапов:
1. Разбиваем проект на задачи.
2. Назначаем ответственных.
3. Ограничиваем рамки ответственности временем и ресурсами.
4. Мониторим промежуточный результат.
5. Проводим back-up-собрание (определение тех областей, в которых идея или план особенно уязвимы).
6. Реализовываем событие.
7. Отрабатываем ошибки.
Крупный хороший ивент без команды не сделаешь. Кто в ней должен быть?
Базовая команда управления проектом формируется из проектного менеджера и менеджера реализации. В разные этапы проекта к ним добавляются необходимые структурные организаторы: креативный директор, арт-директор, технический директор, продакшен-директор, режиссер, сценарист, а также узкие специалисты или подрядчики.
Действия накануне мероприятия
В нашем агентстве существует практика проведения бэк-ап-митингов, где мы прорабатываем возможные риски мероприятия и решаем, как их избежать. Дополнительно на монтажно-репетиционный период у нас разработан чек-лист, состоящий из громаднейшего количества пунктов, которые необходимо проверить.
Если говорить кратко: накануне мероприятия нужно просмотреть возможные риски и сценария, как их избежать, а также перепроверить важные составляющие организации. Сделать одному это не в силах: дайте каждому из членов команды задачу проверить свою зону ответственности.
Мероприятие, к которому готовились, испортить сложно. В любом случае ошибки будут: не бойтесь на них учиться!
Чек-лист идеального мероприятия
Здесь довольно детально прописаны все моменты, поэтому советую скачать на будущее.
Фото в тексте: Emma Matthews Digital Content Production / Unsplash, скрин с чек-листа Ant@Hill.
Виктория Дидух, руководитель ивент-команды ЕРАМ, рассказала, которые ивенты можно и нужно проводить внутри компаний, с какими вызовами столкнулась команда ЕРАМ и каких результатов достигла.
