Почему срываются дедлайны? Как помочь решить проблемы с тайм-менеджментом

Одна из причин «плохого тайм-менеджмента» — ожидания, считает автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Например, наиболее типичная ситуация в офисе: руководитель назначил встречу в 9:30 утра. Чаще всего он ожидает, что в 9:28 все уже будут сидеть в переговорной. Для руководителей пунктуальность в данном случае является простым уважением к начальству, отмечает Брюс Талген.

Однако сотрудники не всегда понимают установки руководства. Автор книги рекомендует менеджерам, которые требуют от сотрудников пунктуальности, использовать более конкретные формулировки, когда речь идет о времени. Например, вместо «Встреча начнется в 9:30» лучше сказать «Я ожидаю, что все мы будем на связи в 9:30, когда начнется созвон. Скажите мне, если вам неудобно предложенное мной время».

Более комплексная проблема — когда сотрудники срывают дедлайны, работая напряженно над задачей прямо перед тем, как сдать её. Майа Хейк-Мерлин, автор книги «The Together Leader», предлагает разбирать с сотрудниками каждый срыв дедлайна индивидуально. Цель — определить слабые места, которые приводят к проблемам в команде.

Хейк-Мерлин приводит примеры вопросов, которые нужно задать каждому сотруднику:

  • Насколько хорошо ваше время распределяется согласно приоритетности задач?
  • Что мешает тратить больше времени на более приоритетные задачи?
  • Что у вас заняло больше времени, чем вы ожидали?
  • На что вы потратили меньше времени, чем ожидали?
  • Насколько эффективно вы можете решать задачи в небольшие отрезки времени?

Коллективное обсуждение поможет сформулировать решения для команды, считает Хейк-Мерлин.

Сотрудники, у которых есть проблемы с тайм-менеджментом, могут испытывать стыд. Но это бесполезно. Они чувствуют, что неумение управлять временем — их личная проблема, хотя это навык, который нужно развивать и обсуждать.

— Мелани Нельсон, автор блога Beyond Managing

Одна из основных причин, почему команды срывают дедлайны, — перфекционизм участников. Таких сотрудников необходимо научить расставлять приоритеты — например, разобрать на примере первых черновиков проекта, на каких моментах необходимо заострить внимание, а какие — оставить для дальнейшей доработки.

Другой важный навык в командном тайм-менеджменте — умение рассчитывать время, которое понадобится для различных задач. По мнению Талгена, команды регулярно должны встречаться для обсуждения времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу — чтобы понимать зависимость от других отделов или коллег, устройство бизнес-процессов. Важным для планирования времени навыком является умение разбивать задачи на как можно более мелкие, считает автор книги.

Это большие траты времени и энергии, но вы строите более собранную и нацеленную на будущее команду. В долгосрочной перспективе это сохранит вам время.

— Брюс Талген

Теги:

ТОБІ СПОДОБАЄТЬСЯ

Заходь в «Тєлєгу»: 23 канали для медійників, діджитальників та маркетологів

Заходь в «Тєлєгу»: 23 канали для медійників, діджитальників та маркетологів

Чому йдеться про Telegram? Тому що від дозволяє дізнаватися про останні новини, поради та кейси, вакансії, анонси подій без зайвої ...

MEGOGOMEGOGO

MEGOGO відкриває свій аудіомайданчик для подкастерів

Медіасервіс MEGOGO відкриває свій аудіомайданчик для всіх подкастерів. Відтепер свій авторський подкаст швидко та зручно можна додати на MEGOGO, використовуючи ...

Розклад онлайн-двіжу в Instagram Куражу

Розклад онлайн-двіжу в Instagram Куражу

Кураж (раніше Кураж Базар) — улюблена київська барахолка — з друзями та партнерами продовжує ділитися корисною інформацією у прямих ефірах. ...

Аудиокниги для вдохновения и развития креативности

Аудиокниги для вдохновения и развития креативности

Совершать творческие прорывы способен любой человек вне зависимости от профессии. Все мы от природы креативны, но для развития творческого потенциала ...

Обмеження — рушій креативності: 7 маркетинг-передбачень від голови Cannes Lions

Обмеження — рушій креативності: 7 маркетинг-прогнозів від голови правління Cannes Lions

Креативність та новаторство зараз вирішують усе Голова правління Міжнародного фестивалю креативності Cannes Lions Філіп Томас розказав про те, чому обмеження ...

Nebo на культурній орбіті: кіноперегляд з балконів, онлайн-враження і золота доба соцмереж

Nebo на культурній орбіті: кіноперегляд з балконів, онлайн-враження і золота доба соцмереж

Привіт, земляни! Природа настільки очистилася, що Nebo ideas agency повернулася на creativity.ua з добіркою нових культурних трендів. Що ж, let’s ...