Почему срываются дедлайны? Как помочь решить проблемы с тайм-менеджментом

Одна из причин «плохого тайм-менеджмента» — ожидания, считает автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Например, наиболее типичная ситуация в офисе: руководитель назначил встречу в 9:30 утра. Чаще всего он ожидает, что в 9:28 все уже будут сидеть в переговорной. Для руководителей пунктуальность в данном случае является простым уважением к начальству, отмечает Брюс Талген.

Однако сотрудники не всегда понимают установки руководства. Автор книги рекомендует менеджерам, которые требуют от сотрудников пунктуальности, использовать более конкретные формулировки, когда речь идет о времени. Например, вместо «Встреча начнется в 9:30» лучше сказать «Я ожидаю, что все мы будем на связи в 9:30, когда начнется созвон. Скажите мне, если вам неудобно предложенное мной время».

Более комплексная проблема — когда сотрудники срывают дедлайны, работая напряженно над задачей прямо перед тем, как сдать её. Майа Хейк-Мерлин, автор книги «The Together Leader», предлагает разбирать с сотрудниками каждый срыв дедлайна индивидуально. Цель — определить слабые места, которые приводят к проблемам в команде.

Хейк-Мерлин приводит примеры вопросов, которые нужно задать каждому сотруднику:

  • Насколько хорошо ваше время распределяется согласно приоритетности задач?
  • Что мешает тратить больше времени на более приоритетные задачи?
  • Что у вас заняло больше времени, чем вы ожидали?
  • На что вы потратили меньше времени, чем ожидали?
  • Насколько эффективно вы можете решать задачи в небольшие отрезки времени?

Коллективное обсуждение поможет сформулировать решения для команды, считает Хейк-Мерлин.

Сотрудники, у которых есть проблемы с тайм-менеджментом, могут испытывать стыд. Но это бесполезно. Они чувствуют, что неумение управлять временем — их личная проблема, хотя это навык, который нужно развивать и обсуждать.

— Мелани Нельсон, автор блога Beyond Managing

Одна из основных причин, почему команды срывают дедлайны, — перфекционизм участников. Таких сотрудников необходимо научить расставлять приоритеты — например, разобрать на примере первых черновиков проекта, на каких моментах необходимо заострить внимание, а какие — оставить для дальнейшей доработки.

Другой важный навык в командном тайм-менеджменте — умение рассчитывать время, которое понадобится для различных задач. По мнению Талгена, команды регулярно должны встречаться для обсуждения времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу — чтобы понимать зависимость от других отделов или коллег, устройство бизнес-процессов. Важным для планирования времени навыком является умение разбивать задачи на как можно более мелкие, считает автор книги.

Это большие траты времени и энергии, но вы строите более собранную и нацеленную на будущее команду. В долгосрочной перспективе это сохранит вам время.

— Брюс Талген

Теги:

ТОБІ СПОДОБАЄТЬСЯ

Creative Digest CIAU. Випуск #027Creative Digest CIAU. Випуск #027

Creative Digest CIAU. Випуск #027

Нова порція знань та натхнення від LIONS Live. Добірка актуальних можливостей професійного росту. Онлайн-довідник національних фільмів. Та тренди в графічному ...

Nebo на культурній орбіті: новини про соцмережі, трохи про музику і діамант у лобі

Привіт, земляни! Поки ви відкопували машини зі снігу, знімали TikTok’и і шукали інвайти в ClubHouse, ми зібрали для вас добірку ...

Оголошено півфіналістів та експертів докторинг-майстерні PITCH UA 3

Третій сезон конкурсу соціально вагомого контенту про єдину та різноманітну Україну PITCH UA стрімко набирає обертів. Цього року до PITCH ...

«Креативна Європа» організовує відкритий воркшоп «Міжнародна мобільність для митців»

Національне бюро програми ЄС «Креативна Європа» в Україні, яка фінансує дану програму мобільності, 25 лютого проведе безкоштовний онлайн-воркшоп «Міжнародна мобільність ...

Google запустив новий проєкт «Навчайтеся разом з Google Arts & Culture» для школярів, вчителів та батьків

Google запускає новий проєкт «Навчайтеся разом з Google Arts & Culture». Мета проєкту — допомогти вчителям, учням та їхнім батькам ...

Останній випуск Twój Weekend: «Каннські Леви» представили чи не найдивнішу платформу для соціальної кампанії

Агенція YMLY&R Poland у своїй кампанії на підтримку гендерної рівності звернулися до всієї країни з, мабуть, найнезвичнішої платформи для такої комунікації.