10 подводных камней после выбора подрядчика по интернет-маркетингу

После того как тендер завершен и подрядчик по интернет-маркетингу определен, может создаться впечатление, что самое сложное уже позади, однако это не совсем так, на этом этапе могут возникнуть определенные вопросы и подводные камни, которые в отдельных обстоятельствах смогут сделать невозможной дальнейшую работу.

 1. Как организовать внутреннее согласование договора быстро и без проблем

 Как правило, согласование договора это один из самых проблемных пунктов для любого маркетолога, т.к. на этом этапе могут возникнуть вопросы, не относящиеся напрямую к его компетенции, однако без их решения построить взаимодействие с подрядчиком невозможно.

В большинстве компаний процесс согласования и утверждения договора регламентирован, если в вашей компании это не так, то позаботьтесь самостоятельно, чтобы договор до его подписания проверили и осмотрели все ответственные:

 · директор по маркетингу;

· финансовый директор;

· главный бухгалтер;

· юрист или сотрудники, ответственные за заключение договоров.

 Это позволит минимизировать проблемы на этапе подписания. Если же процесс согласования договора регламентирован и даже установлены сроки на проверку договора – не ограничивайтесь отправкой письма этим сотрудникам – распечатайте договор и лист согласования и найдите 5-10 минут обсудить с каждым ответственным его содержание и появившиеся вопросы.

Не принимайте в качестве правок к договору вопросы и замечания, не дополненные конкретными предложениями по исправлению формулировок документа. 

 Действуйте по правилу: отвергаешь – предлагай!

  

2. Как договориться по спорным формулировкам?

 

После согласования договора внутри компании процесс согласования еще не закончен, т.к. могут возникнуть спорные пункты со стороны подрядчика. В случае возникновения таких пунктов следуйте следующим рекомендациям (в порядке приоритетности)

· определите, есть ли разногласия по существу или вопрос касается только формулировок;

· если разногласия есть – выпишите интересы каждой из сторон по спорному пункту (интересы – это не позиция, а то, что лежит в ее основе);

· попросите каждую из сторон предложить устраивающую всех формулировку;

· разработайте компромиссный вариант спорной формулировки;

· организуйте личный контакт ответственных лиц и при необходимости выступите в роли модератора.

3. Как не попасть на НДС?

 Перед началом работы важно узнать – является ли ваш подрядчик плательщиком НДС или нет. Если подрядчик не является плательщиком НДС, то вы должны понимать, что это не выгодно для вашей компании – фактически ваша компания будет терять 18% от каждого платежа такому подрядчику. 

4. Какие схемы оплаты бывают?

 Схема оплаты – это один из ключевых моментов, указываемых в договоре, т.к. именно от нее зависит – на основании чего будет начата работа (факт заказа) и произведена оплата произведенных работ;

Предоплата – факт заказа:  оплата на основе выставленного счета;

Предоплата с отсрочкой платежа – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – в течение N дней после начала работы;

Лимит задолженности – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – произвольно в течение срока работы по принципу «пополнения баланса»;

Постоплата – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – в течение N дней после получения закрывающих документов.

 

5. Предоплата или постоплата?

 Хороших и плохих схем оплаты не существует, однако в зависимости от тех или иных особенностей компаний, им могут подходить или не подходить различные схемы оплаты:

 Предоплата. Подходит тем, у кого:

· строго зафиксирован рекламный бюджет;

· нет необходимости кредитного плеча;

· сроки оплаты счетов позволяют организовать запуск в приемлемые сроки.

 

Предоплата с отсрочкой платежа. Кому подходит?

· Всем, кому подходит предоплата, но срок запуска должен быть раньше, чем есть возможность организовать оплату

 

Предоплата с лимитом задолженности. Кому подходит?

· Если нет планирования рекламного бюджета на месяц;

· Если необходимо частое пополнение рекламного баланса.

 

Постоплата. Кому подходит?

· В случае если необходимо кредитное плечо;

· Если есть бюджетирование рекламного бюджета на месяц

 

 

6. Закрывающие документы – что нужно про них знать?

 К закрывающим документам относятся акт выполненных работ и счет фактура. Акт выполненных работ делается в двух экземплярах для каждой из сторон и является официальным подтверждением того, что услуга выполнена и принята заказчиком. Счет-фактура необходим бухгалтерии для расчета НДС и является важным для бухгалтерии заказчика документом.

 Для маркетолога закрывающие документы являются очень важным инструментом, с помощью которого можно организовать контроль работы подрядчика. Как правило, большинство подрядчиков прописывают в договоре пункт про акты выполненных работ, в котором указан срок приемки работ «по умолчанию», т.е. при отсутствии претензий,  со стороны заказчика, в обозначенный срок работы считаются оказанными с надлежащим качеством и принятыми. В случае если у вас есть претензии по качеству работ – вы можете использовать это в своих целях, однако, чтобы этот механизм работал, нужно:

 · указать свои контакты для отправки документов;

· ежемесячно контролировать поступление закрывающих документов;

· в случае наличия претензий по качеству – писать их на официальном бланке с печатью и после получения закрывающих документов и отправлять на официальные адреса.

  

7. Конфиденциальность – как не превратить NDA в формальность?

 Часто маркетологи заключают NDA (соглашение о конфиденциальности), однако не все знают нюансы, которые позволят в дальнейшем добиться работы этого соглашения:

 · в соглашении должна быть перечислена информации, которая может относиться к конфиденциальной;

· в соглашении должна быть установлена конкретная материальная ответственность за нарушение режима конфиденциальности;

· вся информация, которая передается в режиме конфиденциальности,  должна быть снабжена грифом «Конфиденциально».

 Без учета этих нюансов Соглашение о конфиденциальности может превратиться  в формальность.

 

8.  Текущие задачи и рабочая коммуникация

 Обычно в ходе работы вам необходимо постоянно ставить подрядчику определенные задачи по рекламной кампании: исправить цены в объявлениях в Яндекс.Директ, отключить рекламу в связи с проблемами в работе сайта, добавить новые объявления по акции и пр.

Таких задач может быть от 1 в месяц до десятков задач в день, при этом, чаще всего, коммуникация происходит по почте, что приводит к тому, что рано или поздно вы сами начинаете забывать – какие задачи и с какими сроками поставили.

Для удобства не обязательно устанавливать программы taskmanager, можно решить вопрос с помощью простой таблицы, выложенной  в общий доступ, где всего три графы:

 

Задача. Плановый срок. Фактический срок.

 Наличие такой информации позволит не тратить лишнего времени на коммуникацию.

  

9. Регулярная отчетность

 Наряду с текущими задачами, которые возникают в ходе работы, есть также и плановые работы, сроки по которым известны заранее (в начале месяца). К таким работам в первую очередь относится текущая отчетность по рекламной кампании.

В большинстве случаев  для эффективной работы достаточно не более трех видов отчетов:

 

· ежедневный отчет – включает плановый и фактический KPI рекламной кампании за день, план действий в случае его невыполнения;

· еженедельный отчет – включает информацию по динамике расходования бюджета, выполнения KPI на месяц, а также может включать подробную статистику и аналитику по рекламным материалам;

· ежемесячный отчет – содержит плановый и фактический KPI на месяц, отчет о работах за месяц, план работ на следующий период и подробную аналитику.

 

Чтобы эффективно работать с отчетами: 

· ведите график отчетности и следите, чтобы подрядчик его выполнял;

· введите стандартный алгоритм наименования отчетов, например: «Ежедн_ДД_ММ_ГГ», «Еженед_2 недели_ММ_ГГ» и т.п.;

· храните отчетность в одной папке;

· анализируйте каждый отчет и ставьте задачи подрядчику.

 

10. Как оперативно решать проблемы?

 

Перед тем как начать работу  –  узнайте контакты руководства своих непосредственных контактных лиц по договору  –  держите их в копии по приоритетным задачам и пишите им, если видите проблемы во взаимодействии. Не злоупотребляйте данными контактами и не ставьте в копию по любым вопросам – иначе это девальвирует ценность подключения руководства к вопросу и рано или поздно приведет к тому, что вам понадобятся контакты более высокого уровня.

 

 Автор: Александр Большов  исполнительный директор  интернет-агентства Registratura.ru

 

Теги:

ТОБІ СПОДОБАЄТЬСЯ

X-RAY Marketing Awards: стартувало голосування за номінантів

X-RAY Marketing Awards: стартувало голосування за номінантів

Розпочалось голосування за найкращі проєкти креативних індустрій у межах щорічної премії X-RAY Marketing Awards від онлайн-медіа MMR та бізнес/медіа бюро ...

Banda розробила новий брендинг Зони відчуження Чорнобильської АЕС

Креативна агенція banda розробила новий брендинг Зони відчуження Чорнобильської АЕС, щоб привернути увагу до зникнення місць пам’яті. Мало хто знає, ...

WOW-ефект як ключовий засіб закріплення меседжу івенту

WOW-ефект — це, мабуть, один із основних засобів закріплення меседжу заходу. Бо зазвичай момент WOW відбувається в кульмінаційній частині події, ...

Media Maker – нове спеціалізоване агентство в складі dentsu Ukraine

Агентство Media Press, яке існує на ринку з 2003 року, стає Media Maker. Серед сервісів агентства: PR, інтегровані рекламні кампанії ...

Бренд морозива Magnum зняв короткометражні аніме про природу насолоди

Два короткометражних аніме для бренда Magnum поєднує та ідея, що пошуки насолоди – дуже людська риса, а розуміння насолоди у кожного своє.

Зрозуміло та просто про мікрофлору: CF.Digital розробили сайт для «Лактіалє» від АТ «Фармак»

Як відомо, пробіотики —  живі мікроорганізми, які необхідні людині для підтримки здорової мікрофлори та міцного імунітету. «Лактіалє» — лінійка пробіотиків, яка ...