Из-за всемирного карантина многие команды оказались вынуждены принципиально поменять принципы своей работы. Но перевести всю компанию, особенно если это большой проект, на удаленку — не такая простая задача. В этом помогут программные решения, которые берут значительную часть менеджерской работы на себя. Product Owner в компании GeniusMarketing Анастасия Ольшанская рассказала о том, как изменилась работа компании на удаленке и как с помощью Telegram и Worksection выстроить рабочие процессы с командой вне офиса.
Как устроена работа компании
Наша компания условно состоит из четырех департаментов. Два из них — отделы продаж. Один — удаленный, второй работает стационарно. Еще один отдел — продуктообразующий. То есть это продуктологи, которые создают продукты, занимаются стратегическим и маркетинговым развитием. Четвертый отдел включает в себя подразделения, работающие на продукты и операционную составляющую: медиа, контент, дизайн, техническая команда. Суммарно, у нас в команде до 100 человек.
У нас никогда не было такого, чтобы абсолютно вся команда физически находилась в офисе. В офлайне у нас работают руководители отделов, часть офлайн-отдела продаж и продуктологи с их проджект-менеджерами. Часть медиакоманды тоже в офисе. Ну, и те, кто работает удаленно, имеет возможность приезжать в офис.
Как выстраиваем работу внутри команды: Telegram
У нас есть два канала коммуникации. Первый и базовый – это Telegram. Мы не общаемся по почте. Не согласовываем там стратегию и не решаем оперативные вопросы. Все процессы координации изначально у нас шли в Telegram. Это понятный и привычный для всех инструмент, который многие используют и для личного общения. Так что не пришлось переключаться и привыкать к чему-то новому. А все наши потребности он вполне покрывает. Есть достаточно много материалов о том, что это один из самых безопасных мессенджеров с точки зрения хранения данных. К тому же совсем недавно сервис наконец-то ввел разбивку по папкам. Их можно сделать не больше десяти, я проверяла. Не знаю, насколько это скажется на эффективности работы, но точно стало удобнее.
Как выстраиваем работу внутри команды: Worksection
Более года назад мы перевели компанию на юнит-экономику. Разделили на доходоообразующие отделы, а есть – только расходные. Тогда мы поняли, что нужно как-то структурировать эту работу, а значит нужен таск-трекер. Раньше мы работали с Trello, но этот сервис нам не очень подходил именно под юнит-экономику. Мы поняли, что нужно фиксировать время, денежные расходы, а также внедрить более четкое деление на продукты и задачи.
Тогда я предложила руководству Worksection. Я работала с этим сервисом в предыдущей компании, где была очень большая структура из 12-ти департаментов. У меня был хороший опыт, поэтому я порекомендовала именно этот сервис. Так, с января 2019 года мы работаем в Worksection. Основная коммуникация по задачам проходит там: постановка задачи, контроль ее выполнения, комментирование, корректировки, учет времени. В конце месяца мы анализируем, сколько какой сотрудник потратил времени на работу и делим это время между продуктами.
Как изменилась работа компании на удаленке
Мы перевели абсолютно всю компанию на удаленку. Если раньше в Telegram и Trello было довольно сложно оценить историю и найти какую-то закрытую задачу, то теперь это просто. Ты легко можешь вернуться к задаче, которая была закрыта неделю назад, когда ее нужно переделать.
Очень помогает иерархия и структуризация задач. Глобальные задачи дробятся на мелкие. Мелкие на еще более мелкие. Это позволяет не терять никаких деталей и коммуницировать с большим количеством людей.
Советы компаниям, которые сейчас вынуждены срочно переводить штат на удаленку
В первую очередь, не отчаиваться. Не стоит думать, что отказ от офиса критически повлияет на эффективность. Конечно, присутствует психологический момент. Поэтому важно постоянно мотивировать команду и быть с ней на связи.
Стоит пользоваться таск-трекерами, потому что это помогает систематизировать работу.
Сейчас выходит много материалов про то, как не потерять эффективность, работая вне офиса. И одна из основных мыслей — максимально воссоздать рабочую обстановку у себя дома. То есть не работать, лежа в кровати с бутербродом на перевес. С утра можно выпить кофе и сразу прописать себе задачи на день. Так ты забываешь о том, чтобы все держать в голове, потому что за тебя это сделает программа, а ты просто выполняешь свою работу. А сервис, в свою очередь, напомнит, если ты что-то не сделал вовремя.
Нам чуть-чуть легче, потому что мы — компания, которая обучает в том числе работать удаленно и менеджерить такие процессы. Многие проекты все равно стремились к тому, чтобы интегрировать больше онлайн-инструментов менеджмента команды. Так что сейчас, в силу обстоятельств, можно реализовать изменения, которые и так давно планировались.
В менеджменте есть три критерия постановки задачи. Первый: четко назначить ответственного за выполнение. Второй: определить четкий дедлайн. И третий: описать критерии выполнения этой задачи. Все три позволяет сделать Worksection.
Фото на главной: Dillon Shook on Unsplash.
Читайте также: Вероника Лавска, Партнер Lavska Story PR Agency, об антикризисных коммуникациях: на что опереться во время надвигающегося кризиса и что кардинально изменить, чтобы сохранить и развить бизнес.
