Конечно, может это звучит довольно противоречиво, но это бизнес, и мы живем не по тем же правилам, что и остальное общество. Уясните это прежде, чем проиграете.
О чем это мы? Ах да, о совещаниях. Они действительно ужасны.
А ужасно даже не то, что вам так скучно, что вы от скуки бы могли съесть свой стол, а то, что бизнес, в который вы вложили столько времени и сил, буквально рушится у вас на глазах.
Как сказал Дэйв Барри: “Если бы вам пришлось определить одним словом причину, по которой человечество не достигло и никогда не достигнет своего наивысшего потенциала, это было бы слово «совещание».
Совещания съедают самый ценный ресурс вашей команды: время.
Один час совещания с пятью членами вашей команды на самом деле равняется пяти часам потерянной продуктивности. Не говоря уже о 30-минутной потерянной продуктивности до и после совещания для каждого присутствующего на нем человека и невообразимых тысяч долларов, потерянных в течение одного совещания.
Известный бизнесмен Питер Друкер как-то сказал: “Совещания – симптом плохой организации. Чем их меньше, тем лучше”.
Трудно не согласиться. Часто совещания – это простейший способ для босса почувствовать свою пролдуктивность и значимость, при этом убивая производительность всех остальных. Босс уходит с совещания с пониманием всех движущих сил своей организации, в то время как другие члены команды чувствуют себя раздраженными и угнетенными.
Как бы сверхдраматично это ни звучало, но совещания являются вынужденным злом. Задачи поставлены. Планы намечены. Бизнес движется вперед.
Как же примирить эти две противоположные силы? Как выигрывать от совещаний, не позволяя им убивать продуктивность?
Ключ к решению на первый взгляд, прост: совещания должны быть эффективными.
Следующие 5 простых вопросов помогут вам направить ход совещаний в правильное русло и повысят вашу продуктивность.
1. Имеет ли совещание повестку дня?
Совещания без установленных повесток дня – это обычные кофе-брейки, которые не принесут вашей компании миллиарды долларов.
Каждое запланированное совещание должно иметь подробную, прописанную повестку дня, в которой будут обозначены следующие моменты:
- Кто проводит совещание?
- Какова цель совещания?
- Как мы узнаем, что совещание закончилось?
Эта повестка дня должна быть разослана по электронной почте до совещания, либо его придется отменить.
2. Можно ли провести совещание по электронной почте?
Большинство совещаний бесполезны не из-за своего содержания, но из-за того, как они проводятся.
На самом деле, цель большинства совещаний может быть достигнута при помощи электронной почты. Например, если цель вашей следующей встречи – пройтись по тому, что сделал член вашей команды и поставить ему новую задачу, то вам совершенно не обязательно физически находиться в одной комнате, чтобы это сделать. Просто отправьте письма по электронной почте и попросите членов вашей команды обновить статус выполнения задачи.
Другой невероятно эффективный способ обойтись без личных встреч – это бизнес-чаты, такие, как HipChat. Эти чаты позволяют членам команды сотрудничать и обмениваться идеями, историями и файлами без необходимости встречаться лично. Один только HipChat, вероятно, сэкономит вашей компании 100 часов бесполезных совещаний в месяц.
Если совещание все же необходимо провести лично или по видеоконференции, так тому и быть. Но вот полезный совет: проводите совещания стоя.
Да, в прямом смысле этого слова.
Все присутствующие на совещании все время должны стоять на своих двух ногах. Испытайте этот трюк в своей компании и вы вскоре увидите, насколько быстрыми и эффективными (и здоровыми) станут ваши совещания.
3. Так ли обязательно всем присутствовать на этом совещании?
Распространенная ошибка, которую совершают многие, когда пытаются пригласить всех членов своей команды на совещание, полагая, что чем больше умов соберется вместе, тем лучших результатов можно будет достигнуть.
Увы, но этого, вероятно, не случится.
Чем больше будет людей на совещании, тем дольше оно будет длиться, и тем меньше эффективных решений будет принято.
Вместо этого пригласите на совещание людей, которые должны быть там, чтобы принять действенные решения, и проинформируйте о них остальную часть команды, скажем, по электронной почте.
4. Принесет ли это совещание конкретные результаты? Будут ли приняты практические решения?
Чтобы преобразовать совещание из “убийцы времени” в “бизнес производителя”, оно должно привести к четко определенной деятельности. Если кто-нибудь останется без ясного понимания своих следующих шагов, это значит лишь то, что его присутствие на этом совещании было лишним.
Часто на совещаниях не принимаются практические шаги. Не вырабатываются действенные решения. Это больше смахивает на “доклад о текущем состоянии”, когда один человек делится статистикой, и каждый похлопывает себя по спине или со стыдом выходит. Такими докладами стоит делиться по электронной почте. Совещания же проводятся для принятия решений о конкретных действиях.
Убедитесь, что каждый человек на совещании имеет четкое видение практических шагов, за которые он несет ответственность.
5. Как мы узнаем, что совещание закончилось?
Если вы успешно ответили на четыре предыдущих вопроса, то ответ на последний окажется для вас довольно простым: заканчивайте совещание на успешной и лаконичной ноте.
Чтобы сделать это, вы должны точно знать, когда совещание следует закончить, и это совсем не обяхзательно ровно через час. Совещание можно заканчивать тогда, когда цели, перечисленные на повестке дня, будут обсуждены, и ни минутой позже (или раньше).
После того, как вы достигли целей совещания, возвращайтесь к реальной работе.
Ваша компания нуждается в этом больше, чем в совещаниях.
