Карантин вніс серйозні корективи в звичну реальність. Традиційні формати комунікації трансформувалися в діджитал. Тест на гнучкість пройшли далеко не всі, а особливо складно довелося тим, хто безпосередньо взаємодіє з людьми. Head of Events in Kooperativ Ганна Терлецька ділиться досвідом проведення івентів у новій реальності пандемії. Команді вдалося не тільки зберегти роботу і клієнтів, а навіть відкрити нові майданчики для проведення заходів і збільшити штат співробітників. Яким чином?
Карантинна хроніка. Як все починалося
В кінці 2019 року Андрій Федорів зібрав нашу команду і оголосив, що Fedoriv Agency переїжджає в новий офіс, на базі коворкінгу Kooperativ, і Fedoriv Hub в Arena City залишається повністю в нашому розпорядженні. Це було нашою нездійсненною мрією, тому що між офісом і івент-простором складно знайти баланс — особливо на піку бізнес-сезону, коли відбувається багато зустрічей, переговорів, зйомок… Ми часто опинялися в ситуації, коли не могли домовитися з бренд-лідерами маркетингового агентства: чий захід важливіший і актуальніший. У нас в якомусь сенсі був бій за квадратні метри в Fedoriv Hub.
Коли агентство переїхало в Kooperativ, мене охопило дивне відчуття: ми заїхали в Хаб 650 кв. м, а там порожньо! Ми стали потроху обживатися, управляти процесами самостійно. За минулі 5 років ми ніколи не працювали в форматі вільного офісу! А тепер всі броні стали доступними 24 години на добу, ми могли самі вибирати, які івенти проводити. Все це нас дуже надихнуло, і ми почали стрімко набирати обертів.
До 8-го березня у нас були заплановані заходи на найближчі 27 днів, це міг бути найуспішніший місяць за всю історію існування хабу. На жіноче свято ми провели стендап на 220 осіб — повний солдаут, шалений успіх. А потім оголосили карантин…
До 13-го березня всі клієнти скасували свої заходи, в цей же день у нас повинен був проходити Fedoriv Method. Ми зателефонували по FaceTime Андрію Федоріву і прийняли спільне рішення про скасування заходу, перенісши його на невизначений час.
З 16-го березня ми стали працювати віддалено і повністю пішли в онлайн — мер Києва Віталій Кличко опублікував указ про заборону зборів понад 200 осіб, а наші заходи якраз проходили в такому форматі. Прийти до тями мені допомогли слова Андрія: «Аню, так, як було раніше, вже ніколи не буде. Весь колишній успіх треба забути. Світ змінився, тепер все буде по-іншому». Він допоміг нашій команді протягом усього періоду ізоляції зберегти віру в завтрашній день.
Карантин: нові умови, нові вимоги
Ми опломбували локацію на 2 місяці.
Зазвичай локацію бронюють за кілька місяців, але в період жорсткого карантину телефон вмер. На зв’язок вийшли тільки ті клієнти, з якими ми успішно працювали до пандемії коронавірусу, наприклад, кінофестиваль «Молодість», агентство FFFace.me. Ми просто телефонували один одному і запитували, чим можемо допомогти, обговорювали плани на осінь. Завдяки цьому після карантину ми вийшли з готовим пулом клієнтів, які працювали з нами і до карантину — ми «виїхали» на досвіді минулих років.
Перший місяць карантину ми займалися тим, до чого у нас раніше не доходили руки: наповненням сайту, плануванням, публікацією новин, матеріалів, конспектів лекцій, які пройшли ще до початку ізоляції.
Наступна важлива дата — 15 квітня. У цей день ми здали квартальний звіт і Андрій повідомив, що Fedoriv Hub і Kooperativ об’єднуються. З того дня ми повністю залучилися до процесу нового коворкінгу, хоч офіційно майданчики об’єдналися лише 1-го жовтня.
Ми прийшли на роботу 29-го травня. Команда була щаслива повернутися в офіс! Літо пройшло на щирому ентузіазмі. Робота з дому — цікавий досвід, але чомусь його не хочеться повторювати. Коли ми знову повернулися в звичний режим, у команди горіли очі, ми жадібно кидалися на кожен проєкт і максимально в нього вкладалися.
Ми відчували відповідальність перед нашими гостями і клієнтами, які довірили нам організацію свого івенту. З’явилися нові правила, техніка безпеки. Kooperativ досить швидко адаптувався і зміг вивести відповідні норми на потік, а ми як організатори івентів приєдналися. Зараз САНІТАЙЗЕР і МАСКИ стали для нас вже, як «Отче Наш», як почистити зуби перед сном. Неможливо працювати без клінінгу, перевірки температури на вході, наявності масок за запитом гостей на реєстрацію. До речі, наш перший проєкт в хабі після карантину — запуск мобільного додатку медичного онлайн-хабу Doc.ua 1-го червня.
У новому форматі
Ми отримали хороший досвід роботи в онлайні. Почався він, звичайно, не так ідеально, як нам хотілося б. Fedoriv Method, який ми планували провести 13-го березня, перенесли спочатку на квітень, а потім на травень. Наш простір все ще залишався опломбованим, і ми орендували студію за містом, де зібрали наших співробітників і провели трансляцію на весь світ — у нас було більше 200 підключень.
Fedoriv Method став повноцінним комерційним онлайн-продуктом, який транслювався на закритій стрімінговій платформі. Для нас це стало в певному сенсі технічним проривом. Ми зрозуміли, що можемо робити якісні платні онлайн-проєкти, хоч і не на своїх майданчиках.
Після цього ми зробили ще кілька івентів в діджиталі, і поступово в нас сформувалося розуміння того, як це працює. Ми переформатувалися: почали запрошувати інших спікерів, по-іншому комунікувати з аудиторією. Ми засвоїли, що горизонт планування онлайну коротше і глядачів потрібно тримати в моменті. Зараз уже неможливо робити івенти на повний день, як це зазвичай було в хабі, коли люди приходили з самого ранку і полишали хаб о 8 годині вечора. В онлайні це практично неможливо, адже складно весь день провести біля комп’ютера під ковдрою.
З самого початку ми знали, що у нас немає права працювати в поганій якості, тому ретельно відбирали фахівців для вирішення технічних завдань. Справжнім стресом стало те, що люди почали купувати права на перегляд трансляції прямо під час її проведення. Потрібно бути готовим до того, що вам напишуть прямо під час трансляції та забажають купити онлайн-доступ! 40% квитків ми продали в день івенту. Люди з усього світу стали підключатися і викладати сторіз, залучаючи нових глядачів.
За карантин ми випустили 4 хороших онлайн-продукти: Fedoriv Method, HOLY Travel!, HOLY DIGITAL! і HOLY Design, який за останні півроку став найбільш комерційно успішним проєктом.
Зараз у нас ще є можливість проводити заходи в офлайні, але ми все одно розглядаємо діджитал-формат, розуміючи, наскільки він актуальний.
Сьогодні багато проєктів проходять в комбінованому форматі: в залі знаходиться обмежена кількість людей, а паралельно йде онлайн-трансляція.
Світ змінився і все стало «комбо», кожен запит на оренду зараз поєднується із запитом на можливість трансляції — це збільшує середній чек.
Ринок
Під час карантину ринок працював дуже стримано. Коли почалося літо, з’явився попит на open-door майданчики. До цього часу ми підготували до експлуатації терасу, а також дах Kooperativ. Нам вдалося швидко адаптуватися і запропонувати нашим клієнтам альтернативні варіанти проведення івентів. Якщо раніше ми могли запропонувати локацію Fedoriv Hub на 200 чоловік, тепер ми можемо посадити 500-600 чоловік на даху, а це зовсім інші масштаби.
Заповнюваність залежить від приміщення і його параметрів. Зараз в Kooperativ знаходиться 5 абсолютно різних унікальних майданчиків — це Kooperativ Hub в «Арена Сіті», Design Thinking Room, амфітеатр, тераса і rooftop. Ми можемо організувати зустріч як на 15 чоловік, так і прийняти на даху близько 500 гостей для конференції. Раніше це було неможливо.
З настанням осені актуальними знову стали закриті майданчики, на них посадка в 2-3 рази менша, ніж до карантину. Це сильно б’є по вартості заходів, адже клієнт хоче ідеальну якість, але платити готовий приблизно в два рази менше.
Зараз період планування йде буквально на 2-3 тижні, а раніше ми планували на 3-4 місяці вперед. Ми перелаштовуємося, пропонуємо зовсім інші продукти. За рахунок нової тераси у нас з’явилася можливість продавати гриль-меню. За рахунок посилення складової food and beverage ми можемо надавати послуги з кейтерингу. Оренда, трансляція і кейтеринг — ось це, напевно, зараз найпоширеніший запит.
Челлендж
Найголовніший челлендж був — зберегти команду. І я дуже пишаюся тим, що ми нікого не звільнили. На час карантину ми свідомо дещо скоротили заробітну плату команди, але співробітники на адміністративних позиціях зберегли 100% свого доходу.
Команда — ключовий елемент. Все залежить від людей. Ми змогли пройти через ізоляцію і вийти з клієнтами. Все літо ми працювали на максимальне залучення, і завдяки цьому у нас вийшло запустити бізнес-сезон. Локацій стало в кілька разів більше і, я думаю, до кінця року ми зможемо трохи збільшити штат.
Другий момент — трансформація в діджитал. Сьогодні це така ж буденна складова, як і кава-брейк під час заходу.
Kooperativ + Hub
Відбулося злиття двох команд Fedoriv Hub і нового робочого простору Kooperativ. В цілому у нас працює близько 20 осіб. Ми планували це, як я говорила, ще з 15-го квітня. І ось уже з вересня працюємо разом під одним брендом Kooperativ.
Ми зараз дуже активно обмірковуємо дах, це наше ключова конкурентна перевага. Для нас це найяскравіший проєкт з точки зору виклику. Можливо, там будуть концерти; можливо, це буде тихе, спокійне місце для резидентів; а можливо, якийсь комбінований варіант. Ми шукаємо для даху оптимальне рішення, щоб, з одного боку, не заважати сусідам в офісах, а з іншого — періодично здавати його в оренду для проведення івентів.
Зараз ми проводимо системні заходи: спортивні тренування від ЕБШ і сеанси йоги, презентації різних проєктів, лекції, барбекю-вечірки, тренінги та концерти. Нещодавно нашими резидентами стала Школа Bazilik, і тепер вони проводитимуть свої івенти в Design Room «Кооперативу».
Критерії ідеального заходу
Як каже Андрій Федорів: «оргазм ні з чим не переплутати». Точно так само і захід: коли все добре, то добре скрізь. А це завжди сума факторів: і погода, і настрій, і вчасно зроблений монтаж, і зарядженість організаторів, і зовнішній вигляд команди, і наявність правильних напоїв у правильний момент…
Успішний захід — це коли гість не бачить виворіту всієї організації, ніби тут усе так і було. Ось LED-екран 5х4 метри — він там нібито завжди і стояв. Стадіонне покриття 500 кв. м, щоб не травмувати руберойд — нібито воно там завжди і було. 200 стільчиків, поставлених на відстані 2 метри один від одного, — так і треба. Магія полягає в невидимому client-сервісі. Ідеально, коли команда говорить, що все пройшло відмінно, тому що найчастіше рівень нашого розуміння «як треба» вищий, ніж у клієнта. Ми знаємо, що монтувати потрібно не о 9-й ранку, а о 5-й усе повинно бути готовим заздалегідь. О 10-й годині прийдуть гості, а репетиція вже відбулась, каву зварено, сонце зійшло і екран стоїть саме там, де він і повинен стояти.
Сайт Kooperativ
Читайте також: івент-менеджер 2021 — яким він має бути, що повинен знати та вміти?
