Вікторія Дідух, керівниця event-команди ЕРАМ, ділиться напрацюваннями, які івенти можна і треба проводити всередині компаній, з якими викликами зіштовхнулася команда ЕРАМ і яких результатів досягла.
Отримавши в середині березня лист про те, що відтепер увесь український офіс ЕРАМ переходить на формат роботи з дому, я подумала: «Ну ок, займемося операційною роботою, піднягнемо «хвости»». Але вже за день усе змінилося. Ми з event-командою зрозуміли, що до хвостів якось доберемося, а зараз потрібно повністю змінювати підхід. Дякуючи різноманітним талантам, адаптивності та технічним ресурсам компанії, нашій dream-team вдалося швидко згрупуватися і практично повністю переписати календар заходів на 2020 рік. Мабуть, від адреналіну ми креативили швидше, ніж встигали реалізовувати 🙂
Готова ділитися напрацюваннями, які івенти можна і треба проводити всередині компаній, з якими викликами ми зіштовхнулися і, зрештою, яких результатів ми досягли. Спойлер — все ще триває, настрій — вогонь.
Виклики тривалого карантину
Думаю, з цим пунктом усе дуже очевидно. Спеціалісти нашої компанії, як і будь-якої іншої, потерпають однаково: фізичних навантажень стало менше, а стресу, емоційних навантажень — більше. Додайте роботу в новому віддаленому режимі. З дітьми. Інколи з шістьма дітьми, які воліють приєднатися до робочої онлайн-зустрічі батьків, а не вчити уроки в Zoom.
Перед нами постало відразу кілька завдань
Ми мали не просто перейти в онлайн, але й, у першу чергу, об’єднати п’ять українських локацій ЕРАМ в різних містах на одній платформі. Нам треба було продумати активності, формати, які в сучасних умовах підійдуть усім. І ми почали:
Першою ластівкою стало ЕРАМ-радіо. Щодня маємо ефіри з 9 до 11 на всю Україну. І це не тільки про музичне наповнення і передачу привітань. Радіо має запрошених гостей, які діляться своєю експертизою. Ними стали як наші спеціалісти, так і люди поза компанією, друзі друзів. Серед тем — підтримка ментального здоров’я, здорове харчування, робота зі стресом, як організувати віддалену роботу з дітьми тощо. Також мали радіозустрічі з психологами і навіть агрономом. Пізніше з’явився формат подкастів. Якщо є трошки вільного часу, можна послухати різноманітні цікавинки. Можливо, у нас немає великих медійних зірок, проте ми ділимося позитивом, корисною інформацією, підтримуємо та згуртовуємо.
Нестачу фізичних навантажень ми вирішили компенсувати онлайн-тренуваннями, спортивними викликами та подіями. Зробили внутрішній аудит наявних ресурсів і домовилися про заняття йогою, заняття з бодіарту, провели шаховий турнір онлайн на п’ять міст, додали заняття з японських шахів сьогі, організували планка-челендж.
Далі з’явилася ідея розробити активності для дітей, які стали заручниками карантину. Звісно, у школярів є онлайн-навчання, але комусь з них бракує фану, комусь спілкування з ровесниками, комусь цікаво навчитися чогось нового. Так народилася ідея Social Mentoring For Kids. Велика компанія дає великі переваги. Ми кинули клич на усі 8 тис. спеціалістів ЕРАМ і швидко знайшли талановитих людей, які готові викладати безкоштовно або за символічну плату. Так ми змогли запропонувати батькам близько 25-ти напрямків для навчання та дозвілля дітей різного віку — від дошкільнят до підлітків. Без перебільшень у нас є практично все — від валяння вовни до вивчення корейської мови, від сучасних танців до Minecraft-садочку для найменших. Все це в онлайн-форматі.
Попрацювали з темою ментального здоров’я — створили спеціальну сторінку, де можна отримати поради психологів, як справлятися зі стресом, як організовувати віддалену роботу і як турбуватися про себе.
Провели інтелектуальні ігри «Що? Де? Коли?» та запустили роботу тематичної спільноти з подорожей. Так, ми не можемо подорожувати зараз, та хто зупинить нас від обміну враженнями? Трошки забіжу вперед і розкажу про плани. Ми хочемо розвиватися і ділитися досвідом з представництвами ЕРАМ в інших країнах. Вже плануємо спільний проєкт Beyond Borders, розрахований спочатку на Україну, Іспанію, Азію. Але є ідея масштабування на всі офіси компанії в 25-ти країнах світу. І це вже івенти іншого рівня і формату!
Внутрішні інженерні спільноти ЕРАМ не стали на паузу. Вони «переформатувалися» в онлайн-режим буквально за один день. Для лідерів спільнот та ключових спікерів організували спеціальний тренінг, як працювати онлайн. В результаті — зустрічі стали частішими, та й кількість спільнот збільшилася.
Про виклики
Насправді, перехід в онлайн для мене не став головною складністю. Раніше частина подій в ЕРАМ відбувалася онлайн. Але випробувань вистачало.
Одне з них — не всі сервіси були доступні на початку. Не могли контактувати з підрядниками, партнерами, бо не всі перейшли на віддалену роботу. Дехто з них банально не вмів користуватися Zoom чи Microsoft Teams. Нам довелося швидко перекваліфікуватися, опановувати нові інструменти для стрімінгів на великі аудиторії. Буквально в перші ж дні початку карантину разом із комунікаційною командою ми провели таунхол з менеджментом компанії, розрахований на 8 тис. підключень! І тепер ми можемо проконсультувати будь-кого з цього питання.
Але дистанціювання від команди — от що стало надзвичайним викликом, до якого треба було звикнути. Зрештою, виклики дали нам можливість усвідомити: хочемо ми чи ні, а мусимо адаптуватися до змін, підтримувати один одного та багато навчатися. В якийсь момент дизайнер став розробником мікросайтів, івент-спеціалісти стали викладати йогу та організовувати радіоефіри.
Далі очікуємо спад зацікавлення у людей, зменшення активності, але ми будемо пропонувати нове. Можливо, нам треба буде повернутися назад, переосмислити проблематику, інструменти і вийти з новими силами та ідеями. І це буде наступний виклик і ми його приймемо. Нам треба балансувати, щоб активності були цікавими, і водночас не тиснути на людей, адже ми розуміємо, з якими навантаженнями зіштовхуються зараз люди. Наша безпосередня місія — залучати, гуртувати, навчати, не відволікаючи від роботи.
Що нам допомагало?
- Так, ми об’єднувалися з іншими відділами, активно співпрацювали з HR-командою, комунікаціями, дизайнерами. Обмінювалися ідеями між містами, країнами. Ви не уявляєте, як багато цікавих ідей у нас з’явилося, і наскільки різноманітнішими стали наші підходи.
- Дивно, але великий вкид інформації, стрес і в якийсь момент навіть паніка дали стільки адреналіну, що ми загорілися. Але звісно, якщо постійно жити в такому інтенсивному режимі, вигоряння не оминути.
- Опитування людей. На початку ми провели невелике дослідження в компанії, щоб дізнатися настрої спеціалістів. Але і без нього було досить спостережень за тим, що відбувалося в Китаї, в Азії, і очікування, що така ж ситуація з ізолюванням скоро буде в нас.
Зрештою, мені б хотілося дати якийсь універсальний рецепт «що робити, щоб все було добре». Проте зараз складно давати поради. В будь-яку кризу сфера послуг страждає першою. І все ж таки зверну вашу увагу на кілька речей:
- Озирніться — кордони стерті. Ви можете постукатися практично до будь-кого, просити про підтримку вашої ідеї.
- Вивчайте свою команду та довіряйте. Залучаючи таланти вашої компанії, ви зможете реалізувати майже будь-який проєкт. Ваші колеги можуть стати менторами, експертами, тренерами, радіоведучими тощо.
- Експериментуйте та змінюйтесь. Без можливості якийсь час організовувати події, деякі івент-агенції переорієнтувалися і стали навчати майбутніх івенторів, створювати навчальні програми, проводити онлайн-заходи.
- Тримайте руку на пульсі змін. Слідкуйте за ситуацією не тільки на професійному полі, але і в цілому. Відслідковуйте поведінкові зміни, технологічні відкриття — появу нових інструментів, які можна використовувати у вашій роботі пізніше.
- Навчайтеся. Особисто я звернула увагу на використання нейромаркетингу, який аналізує і підсилює емоції за рахунок рецепторів — слух, зір, запах, дотик, смак. Зараз в онлайні не можна передати все це. Проте можна більше зосередитися на візуальних та аудіальних складових, які відсилають до потрібної асоціації.
Пам’ятаємо, що все проходить і плануймо життя далі. Я змирилася з довгим карантином, усвідомила свої справжні бажання і потреби: хочу на море — Київське чи Середземне — не важливо. Бо у важкі часи треба йти до моря, щоб нагадувати собі, що все решта суєта.
Фото на головній: visuals / Unsplash
Фото в тексті: United Nations, Everyday basics / Unsplash
Робота 3.0: як завдяки кризі ми стаємо свідками народження нової робочої моделі.
