Нещодавно я отримав веб-анкету від колеги з Великобританії. У ній мова йшла про те, чи можуть агенції дозволити своїм співробітникам працювати дистанційно у нинішніх умовах пандемії. Багато питань у цій анкеті здалися мені дивними, оскільки нашій агенції Volontaire спокійно вдається працювати без офісу ще з 2018 року. І мені здалося, що наш досвід дистанційної роботи, те, які принципи ми виробили за цей час, були б корисними і для інших організацій.
Кілька слів про те, з чого все починалося.
У 2018 році, відзначивши 10-річчя своєї агенції, ми вирішили створити для себе нову модель роботи. Ми перебралися в Інтернет. (Ну, не зовсім, але в принципі так.) Ми позбулися своїх великих традиційних офісів і натомість залишили за собою лише невеличкий хаб. Там можна було провести зібрання, але для «централізованого виробництва реклами» він не підходив. Навпаки, наша ідея полягала в тому, щоб децентралізувати свою роботу, що завдяки діджиталізації стало цілком можливим.
Наш підхід до роботи дозволяє співробітникам працювати там, де їм зручно, і тоді, коли їм зручно. Ми у Volontaire переконані, що робота – це завдання, яке треба виконати, а не місце, де треба відсидіти певну кількість годин. Також ми були впевнені, що такий режим роботи зробить нашу команду ефективнішою та вмотивованішою.
Але для того, щоб децентралізовано працювати без офісу, нам знадобилися нові інструменти, новий порядок роботи та трохи практики.
Ось, що виявилося необхідним для дистанційної роботи:
- Ви маєте працювати із хмарними технологіями. Жодних локальних сховищ. У нашому випадку ми використовуємо Dropbox.
- Нашим пріоритетним каналом комунікації став месенджер Slack. Електронну пошту ми використовуємо лише для зв’язку з клієнтами.
- Ви повинні швидко реагувати, коли від вас потрібен фідбек. Поважайте час своїх колег.
- Всю інформацію треба записувати чи задокументовувати і обов’язково ділитися нею з колегами.
- Робочий день починається з того, що ви повідомляєте колегам, де ви зараз та над яким проєктом працюєте. Для цього ми використовуємо Slack.
- Кожен щодня виходить на зв’язок із командою та звітує про виконану роботу. Знов-таки робиться у Slack.
- Ви маєте бути на зв’язку та готові зустрітися з командою (фізично чи онлайн) для обговорення проєктів протягом робочого дня. В нашому випадку з дев’ятої ранку до п’ятої вечора.
- Протягом робочого дня ви повинні бути готові зустрітися з клієнтом.
- Ви повинні звітувати у програмі для хмарного обліку робочого часу та фактурування.
Все насправді дуже просто.
Недоліки такої системи? А їх немає.
Ми побоювалися, що така децентралізована робота погано вплине на нашу «корпоративну культуру», тому запровадили кілька регулярних зібрань. Переважно з метою соціалізації.
- Понеділок. По понеділках вранці ми збираємося та з’ясовуємо, у кого як справи.
- Середа. В цей день ми всі обідаємо разом.
- П’ятниця. Збираємося після роботи.
Обов’язковими з цього є лише зібрання по понеділках. Решта – на власний розсуд кожного.
Завдяки цій моделі ми мали можливість тісніше співпрацювати з нашими клієнтами. І працюючи на їхній території, ми стали краще розуміти їх та їхні проблеми.
Але щоб так працювати, у вас повинна бути певна структурованість, свій налаштований робочий процес, свої інформаційні системи тощо. Якщо у вас все це є – працювати без офісу вам буде не складно.
Автор статті – Патрік Кампманн, співзасновник та старший стратег стокгольмської агенції Volontaire.
