ИДЕЯ — МЕНЕДЖМЕНТ — КЕЙТЕРИНГ — ШОУ — PR
По опросу клиентов, именно сочетание вышеуказанных показателей является результатом идеального ивента. Если за удачную идею, формат и безупречный сервис отвечает ивент-компания, то за кейтеринг, шоу и PR берутся их партнеры. Эксперты 42 Agency, BOX Catering, PLEON Talan, PR ZAVOD и другие рассказывают, как достичь вау-эффекта на ивенте и не потратить деньги на ветер.
ИДЕЯ НА МИЛЛИОН
Тимур Мазур, совладелец 42 Agency
Именно клиентоориентированность станет едва ли не главным трендом ивент-бизнеса на ближайшие годы. Креативные компании последнее время все больше стали работать по шаблонам, которые используют почти для каждого клиента. И это главная ошибка креативных индустрий.
Перед тем, как создавать продукт, нужно представить конечного потребителя и определить, какой цели хотят достичь клиенты.
Чтобы действительно создать идею на миллион — создавайте то, чего вчера не было. Думайте о продуктах нового поколения. Используйте современные технологии для переосмысления, ищите способы сделать обычные вещи уникальными. Не бойтесь предлагать «не формат». Вполне возможно, что с помощью правильного построения концепции в результате действительно может быть «ВАУ».
БЕЗУПРЕЧНО ВЫСТРОЕННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
Тимур Мазур, совладелец 42 Agency
Идеальный ивент — это четкий тайминг и профессионально выстроена система контроля всех процессов и подрядчиков. Даже самая лучшая идея терпит поражение, если не выстроить структурированную систему управления процессами.
Важно разделить зоны ответственности как на этапе подготовки, так и во время самого мероприятия: аккредитация, работа со спикерами, технические вопросы, кейтеринг, работа с журналистами. Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтоб каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться. Чтобы достичь вау-эффекта, нужно слаженно работать не только со своей командой, но и с партнерами и подрядчиками, которые отвечают за техническое оборудование, тикетинг, кейтеринг, шоу, рекламу и многое другое.
КЕЙТЕРИНГ
Ирина Кушнир, CEO BOX Catering
Вау-эффект сейчас мечта любого бизнеса. Маркетинг хочет создать для своего клиента все и сразу. Однажды на презентацию нашей новой коллекции мы пригласили диджея. Все бы ничего, но ей 82 года.
Это был действительно вау-эффект. Мероприятие было для менеджеров по продажам, которые пришли зарядиться знаниями и точно не ожидали вечеринку посреди дня. Гости выстраивались в очередь, чтобы сфотографироваться, сразу делились этим в соцсетях, а на следующий день мы принимали письма с темой «где вы ее нашли?». Естественно, тайну мы не выдаем и бережем dj-бабулю только для наших клиентов.
Тренды меняются очень быстро — только успевай следить. В кейтеринге запросы соответствуют общим мировым трендам. Участились запросы на более полезную еду, вегетарианскую, подачу просят уже более экологичную. Мы стараемся соответствовать всем современным тенденциям и иметь предложение под любой запрос. Даже если чего-то у нас пока нет, мы обязательно постараемся реализовать это для клиента.
Миряева Лилия, директор компании Champion Catering
Вау-эффект — это вовлечение гостей в процесс приготовления блюд на ивенте. Например, кулинарная анимация или фламбе-станции. Люди просто обожают, когда что-то горит, дымится и готовится у них на глазах! Станции азотного мороженого и старый-добрый шоколадный фонтан, по-прежнему, производят впечатление.
Безусловно, это шоу-подача блюд, это может быть продуманный элемент сценария мероприятия. И, конечно, это неожиданные вкусовые и продуктовые сочетания, например, острое со сладким. Для любого человека каждый новый эксперимент оставляет незабываемые впечатления.
Главным трендом на все времена являются вкусовые качества блюд! Как бы красиво и креативно не была оформлена подача и какой бы шикарный не был декор, если еда невкусная, все остальное не имеет значения. Ну а если говорить о тенденциях, то глобальные тренды: здоровое питание, живая еда, вегетарианские и безглютеновые предложения влияют на меню и технологии работы кейтеринга. Максимально низкие температуры приготовления, большое количество овощей. Низкокалорийные десерты.
Концептуальность меню и оформления его подачи должна продолжать общую идею мероприятия. Вкусно, интересно и smart!
ШОУ
Пристаецкий Юрий и Дмитрик Роман, The Hands Production
Несмотря на привычное восприятие вау-эффекта, как чего-то супер-очень-невиданного, его рецепт совсем не в придумывании чего заоблачного. Настоящий вау-эффект всегда лежит в плоскости парадоксальности. Вы готовы будете удивляться и восхищаться тогда, когда то, что вы видите, а превышает ващи ожидания, создает новый уровень этих ожиданий, предоставляет новые смыслы тому, что происходит. И наша задача при создании перформанса, что бы это ни было — спектакль или номер для мероприятия какой-то компании — это поиск нестандартных парадоксальных решений, которые будут удивлять своей непредсказуемостью и, конечно же, качественным уровнем исполнения.
Инновационность, технологичность и фантастическое правдоподобие созданного мира. Благодаря развитию технологий мы можем создавать все более правдоподобный иллюзорный мир. Здесь и сейчас погружать зрителя в выдумку без условностей и сложной системы символов. Мы не предлагаем представить, как это может быть, мы это показываем в деталях благодаря проекционным технологиям, VR, VR 360. И именно этим путем будет двигаться шоу-индустрия в ближайшее время, до тех пор, пока вымышленный мир будет невозможно отличить от настоящего.
PR
Дарья Мартыненко, руководитель проектов «Архитектурный хакатон» и «Архитектурный митап» в hallway.pro, PR Expert
Я не рекомендую работать с заведомо провальными ивентами. Чаще всего PR-специалист участвует в организационном процессе и может повлиять на итоговый результат. Если же нет, то вы рискуете своей репутацией и репутацией организатора. Вся коммуникация, все месседжи должны соответствовать тому, что будет происходить на ивенте. В противном случае ожидания гостей не оправдаются, и они будут разочарованы. Если же мероприятие буде «вау», а коммуникация — так себе, то, люди, вероятнее всего, вообще не придут.
Чтобы выстроить грамотную пиар-кампанию, прежде всего нужно понять цель ивента и изучить целевую аудиторию, чтобы в дальнейшем удовлетворить ее потребности. Многое зависит от формата: это камерное мероприятие для избранных или масштабный фестиваль.
Выбирайте подходящие каналы коммуникации и правильно формулируйте посылы. Проработайте контент. Он должен быть полезным, интересным, вовлекающим. Хорошо работают яркие запоминающиеся названия.
Делайте ставку на уникальность. Найдите свое УТП или создайте его. Используйте креатив.
Работайте с инфлюенсерами и СМИ. Очень часто не так важно, сколько человек посетит мероприятие, как то, какой охват оно получит.
Не собирайте отчетные материалы с ивента две недели. Через две недели о нем уже никто не вспомнит. Я рекомендую отдавать все фото, видео и тексты уже на следующий день.
Елена Больбат , PR-Consultant PLEON Talan
Чем больше ивент и его финансирование, тем легче с ним работать. Совершенно другое дело, когда речь идет о небольших региональных мероприятиях и желании клиента сделать его «на уровне Оскара». Но даже такая задача под силу специалистам своего дела. Есть пиар-инструменты и методы, которые работают по определенному алгоритму. PR – наука точная, и, зная формулы, легко просчитать результат. Например? Удачное анонсирование. Если ивент не предвидит ничего грандиозного, уже на первых этапах подготовки может возникнуть мысль — вау не будет. Но, 1) если поверить, что будет 2) сгенерировать особый инфоповод 3) удачно проанонсировать — можно с легкостью добиться первичного вау-эффекта. А что еще? Много СМИ. Если на ивенте присутствуют медиа – это уже залог успеха. Если же представителей СМИ много, подсознательно создается впечатление, что сейчас произойдет что-то невероятное. А вот как пригласить много СМИ на «провальный ивент» — это уже секреты пиарщика.
На уровне пиар-поддержки грандиозного ивента важна каждая, даже самая мелкая, деталь. Что может завалить такой ивент? В контентной части: неправильно употребленные слова в анонсах-новостях и пост-материалах, неинтересная подача информации про ивент, упущение важных деталей. В сопроводительной части: пиар-специалист банально не подготовил «хозяев», и спикеров мероприятия накануне ивента. Также сюда относятся непроанализированные риски, отсутствие «плана Б». Слабый тайминг активностей: продумали «что», но не продумали «когда» и «как». Например, освещение грандиозного ивента запланировали в неудачный информационный период.
Вызвать эмоцию — «да, я хочу!» — посетить, почитать, посмотреть фото с мероприятия, выложить свои фотографии, зачекиниться, рассказать всем об ивенте — задачи пиарщиков. Основные тренды — технологичность, простота, скорость. Если реципиент информации или же потенциальный участник может сделать все онлайн, без лишних усилий и с минимальной потерей времени – это уже залог успеха на подготовительном этапе. Что касается пост-освещения, основной тренд 2020 — «устами целевой аудитории для целевой аудитории». В помощь нам социальные сети и блогеры. И помним, пиар-технологии работают «здесь» и «уже». То, что дает результат сегодня, завтра может не сработать. Чтобы цели были оправданны, нужно поверить, что будет ВАУ.
Виктория Андриенко, эксперт по коммуникациям, co-owner «PR ZAVOD»
Тяжело переоценить роль PR при организации мероприятия, ведь это основной инструмент привлечения аудитории. Благодаря хорошей PR кампании можно продать любой ивент, но конкуренция настолько велика, что стандартными инструментами никого не удивить, а удивить нужно.
Если мы говорим о массовой аудитории ее нужно подготовить к принятию решения быть на вашем ивенте. Как это сделать? Определите кто является лидерами мнений вашей целевой и начните коммуникацию через них, пригласите этих людей на событие так, чтобы им захотелось сразу об этом рассказать. Уже с первого контакта с потенциальным гостем вы должны подарить ему положительную эмоцию и заинтересовать. Будет это приглашение, которое принесет танцующий Трамп или оно прилетит на дроне решать вам, главное не забудьте предупредить инфлюенсеров, чтобы те держали под рукой телефон.
До того, как вы начинаете коммуникацию с аудиторией убедитесь, что у вас правильно заполнено информационное поле, ведь заинтересовавшись люди пойдут гуглить о вашем ивенте.
Придумайте своему событию интересную легенду, которая будет дополнительно мотивировать его посетить. Она может быть связана с уникальностью даты или места проведения, поддерживать решения социальной проблемы или базироваться на определенной личности. Главное, чтобы данная идея вызвала ценность, эмоции и объединяла аудиторию.
Запустите «слухи» о вашем событии. Профессиональный пиарщик хорошо знает, как правильно настраивать сарафанное радио, а для людей нет ничего интереснее чем информация, которую хотели скрыть.
Старайтесь максимально эффективно использовать бартерное сотрудничество. Ищите партнеров для коллаборации, информационных партнеров среди СМИ, предлагайте приглашения для розыгрышей пабликам. На практике, имея нужные связи и умение аргументировать пользу от сотрудничества, можно закрыть по бартеру около 30% расходов на продвижение.
На этапе, когда вы вызвали интерес у аудитории, необходимо подключать рекламные инструменты. Лучше всего продает яркий и динамичный видеоконтент в социальных сетях, но у вас есть не более 15 секунд внимания пользователей.
Главное помнить, что коммуникация должна соответствовать событию. Если гости не получат в результате обещанного, перекрыть негатив будет очень затратно. По психологии для формирования положительного мнения 1 отрицательный отзыв должны перекрывать 5 положительных, так работает наш мозг. Поэтому худшее, что могут сделать организаторы – сосредоточиться на продвижении больше чем на самом событии.
Иллюстрация в заголовке: https://unsplash.com/
