Коммуникация (общение) — это обмен информацией и идеями между людьми. Эффективное общение подразумевает, что вас слушают и понимают. Информацию можно передать устно, письменно, через невербальные сигналы (мимика, жест и др.) или через комбинацию этих приемов. При этом важно, как и что вы говорите: выбор слов, интонации, жестов оказывает влияние на слушателя.
Поэтому, перед началом разговора старайтесь четко сформулировать его цель. Чтобы беседа была эффективной, с самого начала необходимо:
- установить контакт с собеседником;
- создать благоприятную атмосферу для беседы;
- привлечь внимание партнера;
- пробудить интерес к беседе;
- «перехватить» инициативу, если это необходимо.
Успешному ведению беседы способствует понимание эмоционального состояния собеседника, сопереживание ему.
Важное значение имеет стиль ведения беседы:
- высота, громкость и тембр голоса;
- интонация;
- скорость речи;
- длительность, частота пауз;
- наличие и характер жестов и т. д.
Тон высказываний должен быть ровным и спокойным, темп и ритм речи умеренным. Пауза — в зависимости от логики высказывания (в конце предложения или между его смысловыми отрезками).
Лучше начинать беседу с приветливого взгляда и дружеского тона, говорить простым, ясным, четким языком. Пространное изложение информации усложняет восприятие партнером сути высказывания.
Собеседники, как правило, наиболее внимательно выслушивают начало разговора. Для создания благоприятной атмосферы выражайте собеседнику одобрение, избегайте критических высказываний и оценок его поведения.
Снять напряженность, которая очень часто присутствует в начале беседы, можно, сказав несколько теплых, приятных фраз.
Первые фразы, которые Вы адресуете собеседнику, лучше готовить заранее, чтобы с их помощью вы могли привлечь внимание к себе и вашим идеям.
Настраивайтесь на собеседника, учитывая его профессиональный уровень, жизненный и трудовой опыт, интересы, особенности мышления и речи.
Расстояние при общении должно быть достаточным для того, чтобы хорошо слышать партнера, и таким, чтобы собеседник не чувствовал напряжения от слишком большой близости. Это расстояние — индивидуально и зависит от пола, возраста и других особенностей собеседника.
Разным видам общения соответствует разное пространственное положение участников. Наиболее подходящим для делового общения является расстояние между собеседниками около метра. Эмоционально близким отношениям благоприятствует расстояние до полуметра.
Выразительные движения лица (мимика) и жестикуляция дают дополнительную возможность ярче и образнее донести Ваши мысли и чувства. Их использование позволяет более верно понимать других людей, контролировать и изменять впечатление, которое Вы производите на партнера.
Легче и приятнее беседовать с тем, у кого оживленное, динамичное выражение лица, активная жестикуляция.
Эффективность беседы зависит также от умения слушать партнера:
- Недопустимо прерывать собеседника на полуслове.
- Полезно кивать или наклонять голову для проявления поддержки, показывая тем самым желание слушать дальше.
- Желательно показать собеседнику ощущение сопереживания, уловить эмоциональную окраску и значение его проблем.
- Необходимо «читать» неречевую информацию: пони мание жестов и поз партнера позволит осуществить более устойчивую обратную связь и точнее увидеть позицию собеседника.
В налаживании контакта большую роль играют условия беседы — место, время, наличие помех (присутствие по сторонних, телефонные звонки, шум и т.д.). Старайтесь обеспечить максимальный комфорт собеседнику.
Важны условия зрительного контакта (манера смотреть). Оптимальным в большинстве случаев оказывается та кой «режим», при котором беседующие то смотрят друг на друга, то отводят взгляд. Взгляды собеседников встречаются на меньшее время, чем каждый из них смотрит на другого.
Приятный партнерам зрительный контакт позволяет выразить и почувствовать внимание, одобрение, произвести благоприятное впечатление.
Следующие действия не способствуют взаимопониманию партнеров:
- Уход от темы разговора, предложенной собеседником.
- Отсутствие реакции: высказывание партнера не на ходит никакого словесного или несловесного (в мимике, жестах, позе) ответа.
- Забегание вперед (недослушивание, обдумывание следующего вопроса во время ответа собеседника).
- Перебивание, нетерпеливое предложение нового вопроса.
- Отсутствие сосредоточенности, нежелание думать над сказанным.
- Излишняя эмоциональность.
- Противоречивость между собственными высказываниями (или поведением) и самочувствием.
14 основных правил выразительной и убедительной речи
- При разговоре необходимо придать телу удобную и свободную позу (мышцы шеи и плеч не напряжены, плечи отведены назад и располагаются на одном уровне).
- Во время речи следует держаться естественно, желательно смотреть на собеседника.
- Перед началом речи сделайте вдох (при вдохе не поднимайте плечи) и сразу же начинайте говорить на плавном выдохе, не торопясь, слитно.
- Четко артикулируйте, произносите гласные протяжно, делайте на них голосовую опору.
- Согласные произносите легко, свободно, без напряжения.
- В каждом слове выделяйте ударный гласный звук, произносите его громче и длительнее остальных гласных в этом же слове.
- Первое слово во фразе говорите тихо, низким голосом, немного медленнее обычного.
- Длинные предложения делите на смысловые отрезки. Все слова внутри отрезка и короткие предложения произносите слитно, как одно длинное слово.
- Четко выдерживайте паузу в конце предложения и между его смысловыми отрезками.
- Избегайте монотонности. Говорите выразительно.
- Выдерживайте ровный умеренный темп и ритм речи. Говорите уверенно и спокойно.
- Не спешите с ответом. Сначала обдумайте высказывание.
- При неудачах остановитесь, успокойтесь и продолжайте говорить более медленно, пока не почувствуете уверенность в речи.
- Постоянно контролируйте себя: не делайте лишних движений руками, ногами, головой, туловищем.
