Ліла Наїр (Leela Nair), виконавча директорка відділення консалтингової фірми Ebiquity в Азійсько-Тихоокеанському регіоні, поділилася з онлайн-виданням The Drum рядом порад щодо того, як найефективніше проводити пітч віддалено.
Пітчинг як явище дещо нагадує процес залицянь, коли агенція намагається справити позитивне враження на бренд і переконати його, що в його найкращих інтересах партнерство саме з нею, а не з іншими. В ході цього процесу відповідальність та активна роль переходить від бренда, який має провести брифінг та окреслити свої потреби, до агенції, яка має запропонувати рішення на розгляд.
Тому фірма Ebiquity пропонує дев’ять порад, що спираються на її досвід віртуального пітчингу впродовж 2020 року. Ці поради можуть стати в пригоді як рекламодавцям, так і агенціям.
Порада 1. Дійте до того, як настане час проводити пітч
Бренди: В період між першим брифінгом та остаточним пітчем запропонуйте всім агенціям однаковий доступ до ряду ключових членів вашої команди. Заохочуйте агенції до проведення попередніх презентацій їхніх ідей і спробуйте владнати всі питання стосовно фінансової та технічної сторони партнерства до пітчу, а не після нього.
Агенції: Спробуйте в цей період провести хоча б одну віртуальну зустріч (але краще декілька) з командою клієнта. Скористайтеся можливістю з’ясувати до проведення пітчу фінансовий бік справи, поспілкувавшись із фінансовим відділом клієнта, відділом закупівель або з консультантом-посередником. Тоді, якщо ви виграєте пітч-сесію, ви зможете одразу розпочинати роботу зі своїм новим клієнтом, вже не повертаючись до цих питань.
Порада 2. Оберіть оптимальну платформу для відеоконференцій та презентацій
Деякі клієнти, зокрема державні структури, фінансові та юридичні установи, наполягають на використанні Microsoft Teams замість Zoom з міркувань безпеки. Навіть після того, як Zoom ввів у себе шифрування та посилив захист, побоювання щодо його конфіденційності лишаються. Знайдіть час навчити свою команду працювати з обраною платформою, щоб всі могли добре чути та бачити презентації і знали, як вимкнути звук, як задавати питання тощо.
Порада 3. Підготуйтеся та проведіть репетицію, перш ніж пропонувати чи розглядати пітч віддалено
Бренди: Впевніться, що ваша команда належним чином налаштувалася на розгляд пітчів та ознайомилася з усіма підготовчими матеріалами, які вам могла надсилати агенція. За час карантину ті, хто працюють вдома, вже звикли до багатозадачності. Наприклад, одночасно обговорювати бюджет та переглядати отримані листи. Але якщо команда клієнта робить кілька справ у той час, коли агенція презентує свій пітч віддалено – це несправедливо стосовно агенції, адже вона доклала чимало зусиль, щоб підготувати свою презентацію, і заслуговує на цілковиту увагу з боку команди клієнта. А щоб зробити правильний вибір, розглядати пропозиції агенцій має вся команда. Цього вимагає як етикет, так і здоровий глузд.
Агенції: Проведіть репетицію свого пітчу в реальному часі, щоб переконатися, що технічна сторона працює нормально і ви витримуєте потрібний темп. Демонструючи технічні рішення, завжди майте запасний план Б, В, Г і т.д. Підготуйте кількох членів команди, щоб ті могли віддалено продемонструвати клієнтові ваші технології. На випадок, якщо щось не спрацює, підготуйте скріншоти того, як це має працювати. Якщо ж і тут щось піде не так, запишіть заздалегідь на підтвердження ваших слів відеорекомендацію від когось із ваших інших клієнтів, які послуговуються цією технологією. Ламається все, і ви маєте бути готові до найгіршого.
Порада 4. Вирішуйте фінансові питання до пітчу
Бренди: Пітч онлайн не потребує подорожей, а отже вимагає менше часу, ніж пітч обличчям до обличчя. Відповідно, фінансовий відділ, відділ закупівель та запрошені консультанти мають час та можливість обговорити фінансові умови до того, як настане час проводити пітч віддалено.
Агенції: Обговоріть з потенційними клієнтами заздалегідь, які обсяги робіт передбачає повна зайнятість ваших співробітників, оплату за один робочий день, оплату за користування вашими технологіями, покриття витрат на технологічні ресурси третіх сторін тощо. Спеціалісти із закупівель, що працюють на вашого потенційного клієнта, можуть приблизно сказати вам, як ваші ціни співвідносяться з цінами ваших конкурентів. Зрештою, варто якомога раніше дізнатися, чи принесе цей клієнт достатній дохід вашій агенції чи холдинговій компанії вашої агенції.
Порада 5. Розплануйте пітч в часі
Бренди: Дайте всім агенціям однаковий час на презентацію їхніх ідей і призначте когось зі своєї команди слідкувати за часом. Якщо ви приділяєте по дві години на агенцію, зарезервуйте перші 10 хвилин на обмін люб’язностями та організаційні моменти і заплануйте хоча б дві короткі перерви на кожен пітч, щоб трохи відпочити. Заздалегідь попередьте агенції, скільки у них часу, та повідомте їм про заплановані перерви. Пам’ятайте, що глядачам доволі складно концентрувати свою увагу на чомусь довше 25–40 хвилин, особливо онлайн.
Агенції: Зробіть свою презентацію трохи коротшою, ніж вона була б, якби її проводили обличчям до обличчя. Варто також відділяти окремі блоки віртуального пітчу один від одного і давати вказівки на запланований час, кажучи щось на кшталт «Це ми розглянули вже половину із запланованих пунктів» тощо.
Порада 6. Оцінюйте пітч чесно та неупереджено
Бренди: Приділіть достатньо часу для надання змістовного фідбеку всім агенціям, які беруть участь у пітчингу. Розкажіть, що вам сподобалося, а що можна було б ще вдосконалити. Ніколи не кажіть всім агенціям, які програли пітч-сесію, що вони «лише трішечки не дотягнули до переможця». Вкажіть, над чим конкретно їм варто більше попрацювати наступного разу.
Агенції: Ще на етапі брифінгу попросіть своїх потенційних клієнтів надати вам наприкінці докладний відгук про роботу вашої команди.
Порада 7. Будьте активнішими впродовж всього процесу
Як бренди, так і агенції схвально сприйняли можливість приділити більше часу онлайн-спілкуванню між командами впродовж віртуального пітчингу. Ця тенденція вочевидь зберігатиметься і після карантину, а такі речі як брифінги, сесії питань та відповідей і проміжні презентації, скоріше за все, лишатимуться і надалі онлайн. Завдяки такому підходу, під час остаточного пітчу агенції зможуть зосередитися виключно на «екзаменаційних питаннях» клієнта.
Порада 8. Будьте реалістами та приборкайте свої амбіції
Бренди мають впевнитися, що вони приділили кожній агенції саме стільки часу, скільки треба для повноцінного розгляду її презентації. Уникайте ставити три чи навіть п’ять пітчів на день, щоб розібратися з усім якнайшвидше – ваша команда буде виснаженою і нездатною до об’єктивного оцінювання. Краще проводьте їх щодня в один і той же час (один вранці, один ввечері), щоб неупереджено оцінювати рішення кожної з агенцій.
Порада 9. За можливості намагайтеся зустрітися обличчям до обличчя
Як рекламодавці, так і агенції охочіше проводять пітчі офлайн і повернуться до цього, щойно це стане безпечно. Зустрічі обличчям до обличчя в ході пітчингу є дійсно корисними для всіх зацікавлених осіб, навіть якщо вони збираються просто випити чашечку кави з дотриманням соціальної дистанції.
Авторка статті – Ліла Наїр, виконавча директорка відділення консалтингової фірми Ebiquity в Азійсько-Тихоокеанському регіоні.
